| Оглавление |
|---|
Внимание! Функционал предназначен только для использования на серверах магазинов и не используется на центральном сервере СГО.
Главная касса – это инструмент для регистрирования в УКМ 4 операций кассового прихода , и расхода и перевода денежных средств. Регистрация операций производится путем создания в главной кассе производится с помощью документов, в которых указываются дата операции, сумма операции, тип операции и документов (приходных и расходных кассовых ордеров) по факту совершенных внесений и изъятий средств, выполняемых на ККМ. В этих документах отражены дата, сумма и тип операции, а также дополнительные необязательные атрибуты.
Чтобы начать регистрировать в операции в системе главной кассы УКМ 4, необходимо выполнить ряд описанных ниже настроек в разделе Главная касса интерфейса сервера на сервере УКМ 4:
1. Настройка счетов
Отслеживание денежных средств в рамках магазина реализуется с помощью механизма счетов, который подобен банковским счетам.
Для каждого средства оплаты, которое было создано в УКМ 4, может быть создан отдельный счет главной кассы, отражающий движение средств оплаты данного типа.
В настоящий момент проработан механизм работы с наличными денежными средствами. Для других средств оплаты могут потребоваться другие правила, для реализации которых потребуются доработки.
Настройка счетов выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
При выборе опции Автоматическое создание ПКО на сумму выручки в конце операционного дня в главной кассе будет автоматически создаваться один документ с общей суммой по операциям прихода и расхода. При этом, каждая операция внесения/изъятия, производимая на кассе в течение операционного дня, никак не будет отображаться в главной кассе.
Поля Для операции "изъятия" создавать документы и Для операции "внесения" создавать документы настройки системы менять не нужно. Здесь отображается название операции, под которым она будет зафиксирована в главной кассе.
В полях При изъятии из кассы и При внесении в кассу доступен выбор из трех опций:
Не создавать кассовый документ – если данная настройка активирована, то главная касса будет игнорировать операции изъятия и внесения, производимые на кассе. Документы об этих операциях можно будет создавать только вручную на сервере УКМ 4.
...
Якорь log log
Журнал операций
| log | |
| log |
Раздел предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассе:
Если в разделе Настройка счетов активирована настройка Создавать кассовый документ, то всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на кассеККМ, будет автоматически сопровождаться созданием шаблона документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в главной кассев разделе Журнал операций главной кассы УКМ 4. В рамках открытой смены (или операционного дня?) шаблон можно документ можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
Создавать и проводить кассовый документ – опция обеспечивает автоматическое сопровождение операций внесения и изъятия созданием документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в главной кассе и его немедленной активацией.
По окончании настроек счетов, обязательно сохраните все параметры:
Ввиду того, что текущий функционал главной кассы поддерживает только операции с наличными, функционал раздела Счета главной кассы временно недоступен. ЗАКРЫТЬ СЧЕТ\УДАЛИТЬ СЧЕТ
2. Кассовые книги
Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе.
Кассовая книга УКМ 4 выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с). В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в указанную в поле Каждый год начиная с дату), и нумерация документов будет начинаться заново.
Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой 
для создания новой кассовой книги:
Документ главной кассы может иметь 3 статуса («новый», «проведен», «удален»). Документ в статусе «новый» не оказывает влияния на баланс главной кассы, он может быть бесследно удален из системы. Документ в статусе «проведен» оказывает влияние на баланс. При наличии соответствующих прав документ в статусе «проведен» может быть переведен в статус «удален», в этом случае, документ не влияет на баланс, но он остается в системе в качестве «истории» Если активирована настройка Не создавать кассовый документ, то главная касса будет по умолчанию игнорировать операции изъятия и внесения, производимые на кассе. Документы об этих операциях можно будет создавать только вручную на сервере УКМ 4.
Создать документ в главной кассе на сервере вручную можно с помощью кнопки
:
Откроется следующее окно:
Номер – документы в главной кассе получают номера автоматически. Нумерация приходных и расходных ордеров ведется раздельно. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, так же как и для двух последовательных закрытых операционных дней. В случае удаления одного кассового документа, нумерация всех прочих кассовых документов корректируется автоматически.
Статус – присваивается документу по факту производимых с ним манипуляций и имеет два возможных значения:
Новый – присваивается документу в случае, если он создается в главной кассе автоматически по факту осуществления на ККМ операции изъятия или внесения денежных средств. Данный статус также присваивается документам, созданным в главной кассе вручную, в момент нажатия на кнопку Сохранить. Документы в статусе Новый отображаются в списке раздела Журнал операций на желтом фоне.
Проведен – статус получают документы, автоматически формируемые при внесении/изъятии на ККМ согласно правилу Создавать и проводить кассовый документ. Данный статус также присваивается документам в статусе Новый при нажатии в их профиле на кнопку Активировать. При активации документа кассовая проводка по нему считается выполненной, а сам документ перемещается под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
При наличии соответствующих прав, документ в статусе Проведен можно удалить. В этом случае, документ не повлияет на баланс, но запись о нем останется в системе с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы удаленные кассовые документы в статусе «удален» не участвуют.
По фактам операций внесения и изъятия на ККМ в главной кассе автоматически создаются документы (ПКО/РКО) с операциями определенного типа (типы операций указываются в настройках).
ПКО и РКО имеют раздельную нумерацию. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, также как и для двух последовательных закрытых операционных дней. Номера удаленных документов не учитываются.
Данная функциональность расположена в разделе веб-интерфейса "Работа магазина/Главная касса" и разделен по соответствующим группам.
...
Раздела предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассу:
...
Документы автоматически получают номера (нумерация приходных и расходных ордеров раздельная). Каждый документ Чтобы просмотреть список удаленных документов, нужно поставить метку в поле Удаленные и инициировать обновление состава списка:
Поля Создан и Операционный день взаимосвязаны. В момент создания кассового документа, он автоматически относится к тому или иному операционному дню в момент его создания. , в зависимости от указанной в нем даты.
Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов, входящих в состав операционного дня в статусе «открыт»Открыт или «корректируется»Корректируется, дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную (поле "сменить на").
После заполнения всех необходимых атрибутов кассового документа необходимо нажать кнопку:
- "Сохранить" - в этом случае документ будет создан в статусе "новый" и в списке документов будет отражен на желтом фоне (чтобы перевести его в статус "проведен" необходимо кликнуть на него левой кнопкой мыши и в открывшемся окне нажать кнопку "Активировать");
- "Сохранить и активировать" - в этом случае документ будет создан в статусе "проведен":
Нештатные ситуации
1. Ошибка в документе. Если документ находится в отрытом или корректируемом операционном дне, то в документе можно изменить все его атрибуты за исключением суммы и операции. Если в документе была введена неверная сумма или была использована неправильная операция, то документ можно удалить (при наличии соответствующих прав) и ввести заново с правильными атрибутами. При этом удаленный документ остается в базе данных программы и в нем фиксируется кто и когда его удалил. В отчетах документ не учитывается.
2. Необходимость переноса документа в другой операционный день. Для этого первоначально переводят соответствующий операционный день в режим коррекции. Затем в операционном дне, куда будет перенесен документ, нужно выбрать запись, перед которой будет находиться переносимый документ и запомнить ее номер. Далее вернуться к документу, который надо перенести и указать для него запомненный номер. В результате переносимый документ получит новый номер и, в соответствие с этим номером, он будет отнесен к новому операционному дню, а все существовавшие ранее документы будут перенумерованы.:
Пользователь – значение поля заполняется в документах автоматически.
Операция – из выпадающего списка операций, созданных в разделе Справочник операций, необходимо выбрать название операции.
Далее форма документа предложит к заполнению поля, добавленные в шаблон данного документа в Справочнике операций.
Заполнив документ, его можно либо Сохранить в статусе Новый, либо Сохранить и активировать, тем самым присвоив ему статус Проведен:
К списку документов в главной кассе применимы указанные на скриншоте ниже фильтры. Чтобы применить любой из фильтров, необходимо инициировать обновление списка с помощью кнопки, указанной на скриншоте стрелкой:
Якорь guide guide
Справочник операций
| guide | |
| guide |
В данном разделе представлен справочник типов счетов, на узлах которого можно создавать дочерние подузлы, на которых организуются непосредственно списки типовых операций со счетами главной кассы.
Счета главной кассы используются для проведения различных операций (Во вкладке Справочник операций раздела Главная касса на сервере УКМ 4 отображается и настраивается структура документов, сопровождающих тот или иной процесс (например, инкассация, эквайринг и др.), которому обычно сопутствует кассовая операция внесения или изъятия средств:
В данном разделе выполняются следующие действия с данными счетами
Счета ГК – здесь формируются шаблоны документов (ПКО и РКО), служащие основанием для операций внесения и изъятия в кассе УКМ 4.
Счета ГК (по Z-отчетам) – данный функционал является неактивным.
В разделе Счета ГК выполняются следующие действия:
С помощью пиктограммы кнопки
осуществляется добавление новых типов счетов и операций для них;
С помощью пиктограммы 
осуществляется открытие окна, в котором можно задать характеристики для типов счетов и операций;
С помощью пиктограммы 
осуществляется отбор записей по определенным параметрам;
С помощью пиктограммы 
осуществляется удаление типов счетов и операций для них.
Добавление нового типа счета
После нажатия пиктограммы 
в строке добавления счета (выделена бежевым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа счета.
Тип операции - состоит из трёх секций, в первой и третьей вводится префикс и суффикс, в среднем поле может быть указан номер документа, начиная с которого программа будет их присваивать автоматически.
После заполнения параметров необходимо нажать кнопку "Сохранить".
Добавление нового типа операции
Для созданного типа счета создается новый тип операции с помощью пиктограммы 
в строке добавления операции (выделена голубым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа операции.
При включенном флаге "Архивная" нельзя будет создавать ПКО и РКО с добавляемым типом операции.
В поле "Тип операции" выбор алгоритма начисления на счет:
Приход - увеличение остатка на счете;
Расход - уменьшение остатка на счете;
Если установить тип операции "Приход" или "Расход", то будут доступны поля:
Перевод - перевод средств с одного счета на другой одной транзакцией. При добавлении данного типа операции в параметрах дополнительно появится поле "Перевод средств на счета типа". Здесь необходимо выбрать счет, на который будет осуществляться перевод:
Кнопки 
, служат для изменения последовательности представления полей в экранной форме документа.
Исключение поля из шаблона производится снятием соответствующей отметки с флагового окна в секции "Дополнительные поля в документах".
Кассовые книги
В данном разделе веб-интерфейса создается кассовая книга, которая позволяет следить за нумерацией кассовых документов:
Чтобы добавить кассовую книгу необходимо воспользоваться пиктограммой 
. Откроется окно:
В окне указываются номера приходных/расходных кассовых ордеров и номер вкладного листа кассовой книги, с которых начнется работа главной кассы. В дальнейшем операций:
Для новой операции необходимо указать Название, а также Тип, который нужно выбрать из возможных вариантов (приход или расход). Функционал операции перевода средств деактивирован в УКМ 4. Создаваемую операцию можно пометить как Архивную. В таком случае, для нее нельзя будет создавать шаблоны сопроводительных документов. Настройки созданной операции необходимо сохранить, чтобы она появилась в общем списке:
С помощью кнопки осуществляется открытие окна просмотра и редактирования характеристик операции и содержания шаблона сопровождающего ее документа:
Добавить или удалить поле в текст шаблона документа можно, установив или сняв метку рядом с названием соответствующего поля в списке Дополнительные поля в документах. Пользуясь кнопками 
и 
, можно регулировать очередность добавленных в шаблон документа полей:
Создать новое поле для последующего использования в шаблонах документов можно при помощи кнопки в списке Дополнительные поля в документах:
При создании нового поля указываются следующие параметры:
Код в отчетах – код, присваиваемый полю в печатных формах РКО/ПКО.
Заголовок – название создаваемого поля.
Значение по умолчанию – если заполнено, то будет подставляться в поле автоматически.
Строк на экране – количество строк на экране и в печатной форме РКО/ПКО, отведенное под значение поля.
Параметры созданного поля необходимо сохранить:
Для удобства сборки шаблонов документов ПКО и РКО, параметры Количество строк и Код в отчетах для каждого поля отображаются в списке Дополнительные поля в документах:
Новое поле появится в общем списке Дополнительные поля в документах. Чтобы добавить созданное поле в текст шаблона документа, следует установить метку рядом с названием поля в данном списке.
С помощью кнопки осуществляется поиск полей по полному названию, установленному по умолчанию значению или коду в отчетах. Аналогичная кнопка отвечает за поиск операций по полному или частичному названию операции или полному названию типа операции:
С помощью кнопки осуществляется удаление операций и полей для шаблонов сопроводительных документов.
При формировании шаблона сопроводительного документа для операции, необходимо выбрать один или несколько вариантов оформления печатной формы документа. Это можно сделать, воспользовавшись кнопкой Отчеты:
Выбрав формат печатной формы в Справочнике операций, можно просматривать и печатать РКО и ПКО в соответствующих форматах:
Кассовые книги
Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе.
Кассовые книги УКМ 4 создаются в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с). В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в день, указанный в поле Каждый год начиная с), и нумерация документов будет начинаться заново.
Примечание:
В качестве даты можно указать текущую дату, тогда запись о новой кассовой книге будет создана 1 января следующего года.
Для сохранения данных необходимо нажать кнопку "Создать".
Настройка счетов
Чтобы корректно осуществлять операции внесения/изъятия по счетам ГК необходимо осуществить настройки в данном разделе веб-интерфейса "Работа магазина/Главная касса/Настройка счетов":
При добавлении счетов ГК по операциям внесения/изъятия (для всех магазинов сети) заполняются следующие поля:
Автоматическое создание ПКО на сумму выручки (будет использоваться операция прихода со свойством NALINCOME) - при включенном флаге в конце дня
Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой для создания новой кассовой книги:
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Отслеживание движения денежных средств в торговой сети реализуется с помощью механизма счетов, который подобен банковским счетам.
Для каждого средства оплаты, которое было создано в УКМ 4, может быть создан отдельный счет главной кассы, отражающий движение средств оплаты данного типа.
В настоящий момент проработан механизм работы только с наличными денежными средствами. Для других средств оплаты могут потребоваться другие правила, для реализации которых потребуются доработки.
В текущей версии УКМ 4 возможно создать только один счет исключительно для вида оплаты с формой расчета для ККТ = Наличные отдельно для каждого магазина торговой сети.
Настройка счетов выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
При выборе опции Автоматическое создание ПКО на сумму выручки в конце операционного дня в главной кассе будет автоматически создаваться один документ с общей суммой по операциям прихода и расхода;*Для операции «изъятия» (из POS-терминала в ГК) средств / Для операции «внесения» (на POS-терминал) средств – значение выбирается . При этом, каждая операция внесения/изъятия, производимая на кассе в течение операционного дня, никак не будет отображаться в главной кассе.
Значения для полей Для операции "изъятия" создавать документы и Для операции "внесения" создавать документы выбираются из списка, сформированного ранее (см.раздел "Справочник операций"). По умолчанию список состоит из одной позиции-строки; соответственно, «Изъятие ККМ» и «Внесение ККМ»;
*При изъятии из кассы (POS-терминала)/Внесении в кассу (в POS-терминал) – предлагается определиться с выбором значения-действия из списка:
- Не создавать кассовый документ – ни для операции «изъятие», ни для операции «внесение» денег в денежные ящики на POS-терминалах магазина никакие документы в ГК автоматически формироваться не будут;
- Создавать кассовый документ – при исполнении операции «изъятие», и при исполнении операции «внесение» на POS-терминалах магазина, в ГК будут автоматически формироваться проекты документов, поименованные в первых двух полях настройки, то есть «приходный кассовый ордер (ПКО)» и «расходный кассовый ордер (РКО)»; однако записи о данных документах не будут вноситься в Кассовую книгу. Для учета ПКО/РКО в Кассовой книге необходимо выполнить операцию их активирования по одноименной кнопке в интерфейсе раздела;
- Создавать и проводить кассовый документ – тоже, что и предыдущий пункт, но с той разницей, что операция записи сформированных проектов документов в БД будет продолжена их автоматической активацией, то есть помещением записи о документе в Кассовую книгу магазина.
Далее необходимо перейти к счетам главной кассы. Для этого необходимо воспользоваться пиктограммой 
, расположенной справа от поля. Откроется окно параметров главной кассы:
Заполните следующие поля:
Магазин - в выпадающем списке выбирается магазин;
Средство оплаты - необходимое средство оплаты из существующих;
Номер счета - в данном поле отображаются значения выбранные в предыдущих полях, но предоставляется возможность скорректировать, если необходимо, наименование счета.
Для сохранения настроек нажмите пиктограмму 
. Добавленный счет отобразится в списке:
Примечание:
Добавленный счет можно закрыть воспользовавшись пиктограммой в разделе Справочник операций, и определяют название и тип операции, под которым она будет зафиксирована в главной кассе.
В полях При изъятии из кассы и При внесении в кассу доступен выбор из трех опций:
Не создавать кассовый документ – если данная настройка активирована, то главная касса будет по умолчанию игнорировать операции изъятия и внесения, производимые на кассе. Документы об этих операциях можно будет создавать только вручную на сервере УКМ 4.
Создавать кассовый документ – при выборе данной опции, всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на кассе, будет автоматически сопровождаться созданием документа соответствующего типа в главной кассе. В рамках открытой смены документ можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
Создавать и проводить кассовый документ – опция обеспечивает автоматическое сопровождение всех операций внесения и изъятия на ККМ созданием документа соответствующего типа в главной кассе и его немедленной активацией.
По окончании настроек счетов, обязательно сохраните все параметры:
Напомним, что в рамках одного магазина может существовать только один счет для отслеживания операций с наличными. Новый счет можно создать, только выбрав в качестве активного другой магазин и создав для него вид оплаты с формой расчета для ККТ = Наличные. Счет добавляется с помощью кнопки Якорь 1shop1acc 1shop1acc 
:
В открывшейся форме необходимо указать следующие параметры нового счета главной кассы:
Средство оплаты – из выпадающего списка нужно выбрать единственную на текущий момент доступную для формирования счетов главной кассы опцию (Наличные).
Номер счета – система автоматически предложит название для счета, используя название магазина и средство оплаты, однако, это значение можно исправить на любое другое вручную с клавиатуры.
Чтобы сохранить параметры создаваемого счета, нажмите кнопку 
:
После сохранения новый счет появится в общем списке. Добавленный счет можно закрыть, воспользовавшись пиктограммой
. При этом появится дополнительная секция управления:
Чтобы закрыть счет, необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав пиктограммукнопку 
.
Чтобы отказаться Отказаться от закрытия счета необходимо воспользоваться пиктограммой 
можно, воспользовавшись кнопкой 
.
Если счет закрыт, то слева от него появится отметка 
с информацией о дате закрытия. При этом, данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись пиктограммой 
.кнопкой:
Левым кликом по наименованию счета ГК главной кассы производится переход в окно формирования документов кассовых документов (см. раздел "Журнал операций")Журнал операций.
Нештатные ситуации
1. Ошибка в документе. Если документ находится в текущем или корректируемом операционном дне, то в документе можно изменить все его атрибуты, за исключением суммы и названия операции. Если в документе была введена неверная сумма или была использована неправильная операция, то документ следует удалить (при наличии соответствующих прав) и ввести заново с правильными атрибутами. При этом удаленный документ остается в базе данных программы и в нем фиксируется кто и когда его удалил. В отчетах документ не учитывается.
2. Необходимость переноса документа в другой операционный день. Для этого первоначально переводят соответствующий операционный день в режим коррекции. Затем в операционном дне, куда будет перенесен документ, нужно выбрать запись, перед которой будет находиться переносимый документ и запомнить ее номер. Далее вернуться к документу, который надо перенести и указать для него запомненный номер. В результате переносимый документ получит новый номер и, в соответствии с этим номером, он будет отнесен к новому операционному дню, а все существовавшие ранее документы будут автоматически перенумерованы.