| Оглавление |
|---|
Внимание! Функционал предназначен только для использования на серверах магазинов и не используется на центральном сервере СГО.
Главная касса – это инструмент для регистрирования в УКМ 4 операций кассового прихода , и расхода и перевода денежных средств. Данная регистрация Регистрация производится путем создания в главной кассе документов (приходных и расходных кассовых ордеров) по факту совершенных внесений /и изъятий /переводов средств, выполняемых на ККМ. В этих документах отражены дата операции, сумма и тип операции, тип операции и а также дополнительные необязательные атрибуты.
Чтобы начать регистрировать в операции в системе главной кассы УКМ 4, необходимо выполнить ряд описанных ниже настроек в разделе Главная касса интерфейса сервера на сервере УКМ 4:
1. Настройка счетов
Отслеживание денежных средств в рамках магазина
Якорь log log
Журнал операций
| log | |
| log |
Раздел предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассе:
Если в разделе Настройка счетов активирована настройка Создавать кассовый документ, то всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на ККМ, будет автоматически сопровождаться созданием документа соответствующего типа в разделе Журнал операций главной кассы УКМ 4. В рамках открытой смены документ можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
Если активирована настройка Не создавать кассовый документ, то главная касса будет по умолчанию игнорировать операции изъятия и внесения, производимые на кассе. Документы об этих операциях можно будет создавать только вручную на сервере УКМ 4.
Создать документ в главной кассе на сервере вручную можно с помощью кнопки
:
Откроется следующее окно:
Номер – документы в главной кассе получают номера автоматически. Нумерация приходных и расходных ордеров ведется раздельно. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, так же как и для двух последовательных закрытых операционных дней. В случае удаления одного кассового документа, нумерация всех прочих кассовых документов корректируется автоматически.
Статус – присваивается документу по факту производимых с ним манипуляций и имеет два возможных значения:
Новый – присваивается документу в случае, если он создается в главной кассе автоматически по факту осуществления на ККМ операции изъятия или внесения денежных средств. Данный статус также присваивается документам, созданным в главной кассе вручную, в момент нажатия на кнопку Сохранить. Документы в статусе Новый отображаются в списке раздела Журнал операций на желтом фоне.
Проведен – статус получают документы, автоматически формируемые при внесении/изъятии на ККМ согласно правилу Создавать и проводить кассовый документ. Данный статус также присваивается документам в статусе Новый при нажатии в их профиле на кнопку Активировать. При активации документа кассовая проводка по нему считается выполненной, а сам документ перемещается под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
При наличии соответствующих прав, документ в статусе Проведен можно удалить. В этом случае, документ не повлияет на баланс, но запись о нем останется в системе с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы удаленные кассовые документы не участвуют. Чтобы просмотреть список удаленных документов, нужно поставить метку в поле Удаленные и инициировать обновление состава списка:
Поля Создан и Операционный день взаимосвязаны. В момент создания кассового документа, он автоматически относится к тому или иному операционному дню, в зависимости от указанной в нем даты.
Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов, входящих в состав операционного дня в статусе Открыт или Корректируется, дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную:
Пользователь – значение поля заполняется в документах автоматически.
Операция – из выпадающего списка операций, созданных в разделе Справочник операций, необходимо выбрать название операции.
Далее форма документа предложит к заполнению поля, добавленные в шаблон данного документа в Справочнике операций.
Заполнив документ, его можно либо Сохранить в статусе Новый, либо Сохранить и активировать, тем самым присвоив ему статус Проведен:
К списку документов в главной кассе применимы указанные на скриншоте ниже фильтры. Чтобы применить любой из фильтров, необходимо инициировать обновление списка с помощью кнопки, указанной на скриншоте стрелкой:
Якорь guide guide
Справочник операций
| guide | |
| guide |
Во вкладке Справочник операций раздела Главная касса на сервере УКМ 4 отображается и настраивается структура документов, сопровождающих тот или иной процесс (например, инкассация, эквайринг и др.), которому обычно сопутствует кассовая операция внесения или изъятия средств:
Счета ГК – здесь формируются шаблоны документов (ПКО и РКО), служащие основанием для операций внесения и изъятия в кассе УКМ 4.
Счета ГК (по Z-отчетам) – данный функционал является неактивным.
В разделе Счета ГК выполняются следующие действия:
С помощью кнопки
осуществляется добавление новых операций:
Для новой операции необходимо указать Название, а также Тип, который нужно выбрать из возможных вариантов (приход или расход). Функционал операции перевода средств деактивирован в УКМ 4. Создаваемую операцию можно пометить как Архивную. В таком случае, для нее нельзя будет создавать шаблоны сопроводительных документов. Настройки созданной операции необходимо сохранить, чтобы она появилась в общем списке:
С помощью кнопки
осуществляется открытие окна просмотра и редактирования характеристик операции и содержания шаблона сопровождающего ее документа:
Добавить или удалить поле в текст шаблона документа можно, установив или сняв метку рядом с названием соответствующего поля в списке Дополнительные поля в документах. Пользуясь кнопками 
и 
, можно регулировать очередность добавленных в шаблон документа полей:
Создать новое поле для последующего использования в шаблонах документов можно при помощи кнопки в списке Дополнительные поля в документах:
При создании нового поля указываются следующие параметры:
Код в отчетах – код, присваиваемый полю в печатных формах РКО/ПКО.
Заголовок – название создаваемого поля.
Значение по умолчанию – если заполнено, то будет подставляться в поле автоматически.
Строк на экране – количество строк на экране и в печатной форме РКО/ПКО, отведенное под значение поля.
Параметры созданного поля необходимо сохранить:
Для удобства сборки шаблонов документов ПКО и РКО, параметры Количество строк и Код в отчетах для каждого поля отображаются в списке Дополнительные поля в документах:
Новое поле появится в общем списке Дополнительные поля в документах. Чтобы добавить созданное поле в текст шаблона документа, следует установить метку рядом с названием поля в данном списке.
С помощью кнопки 
осуществляется поиск полей по полному названию, установленному по умолчанию значению или коду в отчетах. Аналогичная кнопка отвечает за поиск операций по полному или частичному названию операции или полному названию типа операции:
С помощью кнопки
осуществляется удаление операций и полей для шаблонов сопроводительных документов.
При формировании шаблона сопроводительного документа для операции, необходимо выбрать один или несколько вариантов оформления печатной формы документа. Это можно сделать, воспользовавшись кнопкой Отчеты:
Выбрав формат печатной формы в Справочнике операций, можно просматривать и печатать РКО и ПКО в соответствующих форматах:
Кассовые книги
Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе.
Кассовые книги УКМ 4 создаются в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с). В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в день, указанный в поле Каждый год начиная с), и нумерация документов будет начинаться заново.
Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой для создания новой кассовой книги:
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Отслеживание движения денежных средств в торговой сети реализуется с помощью механизма счетов, который подобен банковским счетам.
...
В настоящий момент проработан механизм работы только с наличными денежными средствами. Для других средств оплаты могут потребоваться другие правила, для реализации которых потребуются доработки.
В текущей версии УКМ 4 возможно создать только один счет исключительно для вида оплаты с формой расчета для ККТ = Наличные отдельно для каждого магазина торговой сети.
Настройка счетов выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
...
Значения для полей Для операции "изъятия" создавать документы и Для операции "внесения" создавать документы выбираются из списка, сформированного ранее в разделе Справочник операций. Здесь для каждой операции выбирается название, и определяют название и тип операции, под которым она будет зафиксирована в главной кассе.
...
Создавать кассовый документ – при выборе данной опции, всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на кассе, будет автоматически сопровождаться созданием черновика документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в типа в главной кассе. В рамках открытой смены (или операционного дня?) черновик документ можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
Создавать и проводить кассовый документ – опция обеспечивает автоматическое сопровождение всех операций внесения и изъятия созданием изъятия на ККМ созданием документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в главной кассе и его немедленной активацией.
По окончании настроек счетов, обязательно сохраните все параметры:
Ввиду того, что текущий функционал главной кассы поддерживает только операции с наличными, функционал раздела Счета главной кассы временно недоступен. ЗАКРЫТЬ СЧЕТ\УДАЛИТЬ СЧЕТ
2. Кассовые книги
Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе.
Кассовая книга УКМ 4 выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с). В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в указанную в поле Каждый год начиная с дату), и нумерация документов будет начинаться заново.
Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой 
для создания новой кассовой книги:
...
В данном разделе представлен справочник типов счетов, на узлах которого можно создавать дочерние подузлы, на которых организуются непосредственно списки типовых операций со счетами главной кассы.
Счета главной кассы используются для проведения различных операций (инкассация, эквайринг и др.):
В данном разделе выполняются следующие действия с данными счетами:
С помощью пиктограммы осуществляется добавление новых типов счетов и операций для них;
С помощью пиктограммы осуществляется открытие окна, в котором можно задать характеристики для типов счетов и операций;
С помощью пиктограммы осуществляется отбор записей по определенным параметрам;
С помощью пиктограммы осуществляется удаление типов счетов и операций для них.
Добавление нового типа счета
После нажатия пиктограммы 
в строке добавления счета (выделена бежевым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа счета.
Тип операции - состоит из трёх секций, в первой и третьей вводится префикс и суффикс, в среднем поле может быть указан номер документа, начиная с которого программа будет их присваивать автоматически.
После заполнения параметров необходимо нажать кнопку "Сохранить".
Добавление нового типа операции
Для созданного типа счета создается новый тип операции с помощью пиктограммы 
в строке добавления операции (выделена голубым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа операции.
При включенном флаге "Архивная" нельзя будет создавать ПКО и РКО с добавляемым типом операции.
В поле "Тип операции" выбор алгоритма начисления на счет:
Приход - увеличение остатка на счете;
Расход - уменьшение остатка на счете;
Если установить тип операции "Приход" или "Расход", то будут доступны поля:
Перевод - перевод средств с одного счета на другой одной транзакцией. При добавлении данного типа операции в параметрах дополнительно появится поле "Перевод средств на счета типа". Здесь необходимо выбрать счет, на который будет осуществляться перевод:
Кнопки 
, служат для изменения последовательности представления полей в экранной форме документа.
Исключение поля из шаблона производится снятием соответствующей отметки с флагового окна в секции "Дополнительные поля в документах".
Документ главной кассы может иметь 3 статуса («новый», «проведен», «удален»). Документ в статусе «новый» не оказывает влияния на баланс главной кассы, он может быть бесследно удален из системы. Документ в статусе «проведен» оказывает влияние на баланс. При наличии соответствующих прав документ в статусе «проведен» может быть переведен в статус «удален», в этом случае, документ не влияет на баланс, но он остается в системе в качестве «истории» с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы документы в статусе «удален» не участвуют.
ПКО и РКО имеют раздельную нумерацию. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, также как и для двух последовательных закрытых операционных дней. Номера удаленных документов не учитываются.
...
Раздела предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассу:
...
Документы автоматически получают номера (нумерация приходных и расходных ордеров раздельная). Каждый документ автоматически относится к тому или иному операционному дню в момент его создания. Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов входящих в состав операционного дня в статусе «открыт» или «корректируется» дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную (поле "сменить на").
После заполнения всех необходимых атрибутов кассового документа необходимо нажать кнопку:
- "Сохранить" - в этом случае документ будет создан в статусе "новый" и в списке документов будет отражен на желтом фоне (чтобы перевести его в статус "проведен" необходимо кликнуть на него левой кнопкой мыши и в открывшемся окне нажать кнопку "Активировать");
- "Сохранить и активировать" - в этом случае документ будет создан в статусе "проведен":
Напомним, что в рамках одного магазина может существовать только один счет для отслеживания операций с наличными. Новый счет можно создать, только выбрав в качестве активного другой магазин и создав для него вид оплаты с формой расчета для ККТ = Наличные. Счет добавляется с помощью кнопки Якорь 1shop1acc 1shop1acc 
:
В открывшейся форме необходимо указать следующие параметры нового счета главной кассы:
Средство оплаты – из выпадающего списка нужно выбрать единственную на текущий момент доступную для формирования счетов главной кассы опцию (Наличные).
Номер счета – система автоматически предложит название для счета, используя название магазина и средство оплаты, однако, это значение можно исправить на любое другое вручную с клавиатуры.
Чтобы сохранить параметры создаваемого счета, нажмите кнопку 
:
После сохранения новый счет появится в общем списке. Добавленный счет можно закрыть, воспользовавшись пиктограммой
. При этом появится дополнительная секция управления:
Чтобы закрыть счет, необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав кнопку 
.
Отказаться от закрытия счета можно, воспользовавшись кнопкой 
.
Если счет закрыт, то слева от него появится отметка
с информацией о дате закрытия. При этом, данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись кнопкой
:
Левым кликом по наименованию счета главной кассы производится переход в раздел Журнал операций.
Нештатные ситуации
1. Ошибка в документе. Если документ находится в отрытом текущем или корректируемом операционном дне, то в документе можно изменить все его атрибуты, за исключением суммы и названия операции. Если в документе была введена неверная сумма или была использована неправильная операция, то документ можно следует удалить (при наличии соответствующих прав) и ввести заново с правильными атрибутами. При этом удаленный документ остается в базе данных программы и в нем фиксируется кто и когда его удалил. В отчетах документ не учитывается.
2. Необходимость переноса документа в другой операционный день. Для этого первоначально переводят соответствующий операционный день в режим коррекции. Затем в операционном дне, куда будет перенесен документ, нужно выбрать запись, перед которой будет находиться переносимый документ и запомнить ее номер. Далее вернуться к документу, который надо перенести и указать для него запомненный номер. В результате переносимый документ получит новый номер и, в соответствие соответствии с этим номером, он будет отнесен к новому операционному дню, а все существовавшие ранее документы будут перенумерованы.
ПРО СЧЕТА - НЕ РАБ?
Далее необходимо перейти к счетам главной кассы. Для этого необходимо воспользоваться пиктограммой 
, расположенной справа от поля. Откроется окно параметров главной кассы:
Заполните следующие поля:
Магазин - в выпадающем списке выбирается магазин;
Средство оплаты - необходимое средство оплаты из существующих;
Номер счета - в данном поле отображаются значения выбранные в предыдущих полях, но предоставляется возможность скорректировать, если необходимо, наименование счета.
Для сохранения настроек нажмите пиктограмму 
. Добавленный счет отобразится в списке:
Примечание:
Добавленный счет можно закрыть воспользовавшись пиктограммой . При этом появится дополнительная секция управления:
Чтобы закрыть счет необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав пиктограмму 
.
Чтобы отказаться от закрытия счета необходимо воспользоваться пиктограммой 
Если счет закрыт, то слева от него появится отметка с информацией о дате закрытия. При этом данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись пиктограммой .
Левым кликом по наименованию счета ГК производится переход в окно формирования документов кассовых документов (см. раздел "Журнал операций")автоматически перенумерованы.