Оглавление |
---|
Внимание! Функционал предназначен только для использования на серверах магазинов и не используется на центральном сервере СГО.
Главная касса – это инструмент для регистрирования в УКМ 4 операций кассового прихода , и расхода и перевода денежных средств. Данная регистрация Регистрация производится путем создания в главной кассе документов (приходных и расходных кассовых ордеров) по факту совершенных внесений /и изъятий /переводов средств, выполняемых на ККМ. В этих документах отражены дата операции, сумма и тип операции, тип операции и а также дополнительные необязательные атрибуты.
Чтобы начать регистрировать в операции в системе главной кассы УКМ 4, необходимо выполнить ряд описанных ниже настроек в разделе Главная касса интерфейса сервера на сервере УКМ 4:
1. Настройка счетов
Отслеживание денежных средств в рамках магазина
Якорь log log
Журнал операций
log | |
log |
Раздел предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассе:
Если в разделе Настройка счетов активирована настройка Создавать кассовый документ, то всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на ККМ, будет автоматически сопровождаться созданием документа соответствующего типа в разделе Журнал операций главной кассы УКМ 4. В рамках открытой смены документ можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
Если активирована настройка Не создавать кассовый документ, то главная касса будет по умолчанию игнорировать операции изъятия и внесения, производимые на кассе. Документы об этих операциях можно будет создавать только вручную на сервере УКМ 4.
Создать документ в главной кассе на сервере вручную можно с помощью кнопки:
Откроется следующее окно:
Номер – документы в главной кассе получают номера автоматически. Нумерация приходных и расходных ордеров ведется раздельно. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, так же как и для двух последовательных закрытых операционных дней. В случае удаления одного кассового документа, нумерация всех прочих кассовых документов корректируется автоматически.
Статус – присваивается документу по факту производимых с ним манипуляций и имеет два возможных значения:
Новый – присваивается документу в случае, если он создается в главной кассе автоматически по факту осуществления на ККМ операции изъятия или внесения денежных средств. Данный статус также присваивается документам, созданным в главной кассе вручную, в момент нажатия на кнопку Сохранить. Документы в статусе Новый отображаются в списке раздела Журнал операций на желтом фоне.
Проведен – статус получают документы, автоматически формируемые при внесении/изъятии на ККМ согласно правилу Создавать и проводить кассовый документ. Данный статус также присваивается документам в статусе Новый при нажатии в их профиле на кнопку Активировать. При активации документа кассовая проводка по нему считается выполненной, а сам документ перемещается под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
При наличии соответствующих прав, документ в статусе Проведен можно удалить. В этом случае, документ не повлияет на баланс, но запись о нем останется в системе с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы удаленные кассовые документы не участвуют. Чтобы просмотреть список удаленных документов, нужно поставить метку в поле Удаленные и инициировать обновление состава списка:
Поля Создан и Операционный день взаимосвязаны. В момент создания кассового документа, он автоматически относится к тому или иному операционному дню, в зависимости от указанной в нем даты.
Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов, входящих в состав операционного дня в статусе Открыт или Корректируется, дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную:
Пользователь – значение поля заполняется в документах автоматически.
Операция – из выпадающего списка операций, созданных в разделе Справочник операций, необходимо выбрать название операции.
Далее форма документа предложит к заполнению поля, добавленные в шаблон данного документа в Справочнике операций.
Заполнив документ, его можно либо Сохранить в статусе Новый, либо Сохранить и активировать, тем самым присвоив ему статус Проведен:
К списку документов в главной кассе применимы указанные на скриншоте ниже фильтры. Чтобы применить любой из фильтров, необходимо инициировать обновление списка с помощью кнопки, указанной на скриншоте стрелкой:
Якорь guide guide
Справочник операций
guide | |
guide |
Во вкладке Справочник операций раздела Главная касса на сервере УКМ 4 отображается и настраивается структура документов, сопровождающих тот или иной процесс (например, инкассация, эквайринг и др.), которому обычно сопутствует кассовая операция внесения или изъятия средств:
Счета ГК – здесь формируются шаблоны документов (ПКО и РКО), служащие основанием для операций внесения и изъятия в кассе УКМ 4.
Счета ГК (по Z-отчетам) – данный функционал является неактивным.
В разделе Счета ГК выполняются следующие действия:
С помощью кнопки осуществляется добавление новых операций:
Для новой операции необходимо указать Название, а также Тип, который нужно выбрать из возможных вариантов (приход или расход). Функционал операции перевода средств деактивирован в УКМ 4. Создаваемую операцию можно пометить как Архивную. В таком случае, для нее нельзя будет создавать шаблоны сопроводительных документов. Настройки созданной операции необходимо сохранить, чтобы она появилась в общем списке:
С помощью кнопки осуществляется открытие окна просмотра и редактирования характеристик операции и содержания шаблона сопровождающего ее документа:
Добавить или удалить поле в текст шаблона документа можно, установив или сняв метку рядом с названием соответствующего поля в списке Дополнительные поля в документах. Пользуясь кнопками и , можно регулировать очередность добавленных в шаблон документа полей:
Создать новое поле для последующего использования в шаблонах документов можно при помощи кнопки в списке Дополнительные поля в документах:
При создании нового поля указываются следующие параметры:
Код в отчетах – код, присваиваемый полю в печатных формах РКО/ПКО.
Заголовок – название создаваемого поля.
Значение по умолчанию – если заполнено, то будет подставляться в поле автоматически.
Строк на экране – количество строк на экране и в печатной форме РКО/ПКО, отведенное под значение поля.
Параметры созданного поля необходимо сохранить:
Для удобства сборки шаблонов документов ПКО и РКО, параметры Количество строк и Код в отчетах для каждого поля отображаются в списке Дополнительные поля в документах:
Новое поле появится в общем списке Дополнительные поля в документах. Чтобы добавить созданное поле в текст шаблона документа, следует установить метку рядом с названием поля в данном списке.
С помощью кнопки осуществляется поиск полей по полному названию, установленному по умолчанию значению или коду в отчетах. Аналогичная кнопка отвечает за поиск операций по полному или частичному названию операции или полному названию типа операции:
С помощью кнопки осуществляется удаление операций и полей для шаблонов сопроводительных документов.
При формировании шаблона сопроводительного документа для операции, необходимо выбрать один или несколько вариантов оформления печатной формы документа. Это можно сделать, воспользовавшись кнопкой Отчеты:
Выбрав формат печатной формы в Справочнике операций, можно просматривать и печатать РКО и ПКО в соответствующих форматах:
Кассовые книги
Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе.
Кассовые книги УКМ 4 создаются в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с). В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в день, указанный в поле Каждый год начиная с), и нумерация документов будет начинаться заново.
Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой для создания новой кассовой книги:
Якорь | ||||
---|---|---|---|---|
|
Отслеживание движения денежных средств в торговой сети реализуется с помощью механизма счетов, который подобен банковским счетам.
...
В настоящий момент проработан механизм работы только с наличными денежными средствами. Для других средств оплаты могут потребоваться другие правила, для реализации которых потребуются доработки.
В текущей версии УКМ 4 возможно создать только один счет исключительно для вида оплаты с формой расчета для ККТ = Наличные отдельно для каждого магазина торговой сети.
Настройка счетов выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
...
Значения для полей Для операции "изъятия" создавать документы и Для операции "внесения" создавать документы выбираются из списка, сформированного ранее в разделе Справочник операций. Здесь для каждой операции выбирается название, и определяют название и тип операции, под которым она будет зафиксирована в главной кассе.
...
Создавать кассовый документ – при выборе данной опции, всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на кассе, будет автоматически сопровождаться созданием черновика документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в типа в главной кассе. В рамках открытой смены (или операционного дня?) черновик документ можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы.
Создавать и проводить кассовый документ – опция обеспечивает автоматическое сопровождение всех операций внесения и изъятия созданием изъятия на ККМ созданием документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в главной кассе и его немедленной активацией.
По окончании настроек счетов, обязательно сохраните все параметры:
Ввиду того, что текущий функционал главной кассы поддерживает только операции с наличными, функционал раздела Счета главной кассы временно недоступен. ЗАКРЫТЬ СЧЕТ\УДАЛИТЬ СЧЕТ
2. Кассовые книги
Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе.
Кассовая книга УКМ 4 выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:
Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с). В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в указанную в поле Каждый год начиная с дату), и нумерация документов будет начинаться заново.
Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой для создания новой кассовой книги:
...
Счета главной кассы используются для проведения различных операций (инкассация, эквайринг и др.):
В данном разделе представлен справочник типов счетов, на узлах которого можно создавать дочерние подузлы, на которых организуются непосредственно списки типовых операций со счетами главной кассы.
В данном разделе выполняются следующие действия с данными счетами:
С помощью пиктограммы осуществляется добавление новых типов счетов и операций для них;
С помощью пиктограммы осуществляется открытие окна, в котором можно задать характеристики для типов счетов и операций;
С помощью пиктограммы осуществляется отбор записей по определенным параметрам;
С помощью пиктограммы осуществляется удаление типов счетов и операций для них.
Добавление нового типа счета
После нажатия пиктограммы в строке добавления счета (выделена бежевым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа счета.
Тип операции - состоит из трёх секций, в первой и третьей вводится префикс и суффикс, в среднем поле может быть указан номер документа, начиная с которого программа будет их присваивать автоматически.
После заполнения параметров необходимо нажать кнопку "Сохранить".
Добавление нового типа операции
Для созданного типа счета создается новый тип операции с помощью пиктограммы в строке добавления операции (выделена голубым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа операции.
При включенном флаге "Архивная" нельзя будет создавать ПКО и РКО с добавляемым типом операции.
В поле "Тип операции" выбор алгоритма начисления на счет:
Приход - увеличение остатка на счете;
Расход - уменьшение остатка на счете;
Если установить тип операции "Приход" или "Расход", то будут доступны поля:
Перевод - перевод средств с одного счета на другой одной транзакцией. При добавлении данного типа операции в параметрах дополнительно появится поле "Перевод средств на счета типа". Здесь необходимо выбрать счет, на который будет осуществляться перевод:
Кнопки , служат для изменения последовательности представления полей в экранной форме документа.
Исключение поля из шаблона производится снятием соответствующей отметки с флагового окна в секции "Дополнительные поля в документах".
Документ главной кассы может иметь 3 статуса («новый», «проведен», «удален»). Документ в статусе «новый» не оказывает влияния на баланс главной кассы, он может быть бесследно удален из системы. Документ в статусе «проведен» оказывает влияние на баланс. При наличии соответствующих прав документ в статусе «проведен» может быть переведен в статус «удален», в этом случае, документ не влияет на баланс, но он остается в системе в качестве «истории» с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы документы в статусе «удален» не участвуют.
ПКО и РКО имеют раздельную нумерацию. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, также как и для двух последовательных закрытых операционных дней. Номера удаленных документов не учитываются.
...
Раздела предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассу:
...
Документы автоматически получают номера (нумерация приходных и расходных ордеров раздельная). Каждый документ автоматически относится к тому или иному операционному дню в момент его создания. Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов входящих в состав операционного дня в статусе «открыт» или «корректируется» дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную (поле "сменить на").
После заполнения всех необходимых атрибутов кассового документа необходимо нажать кнопку:
- "Сохранить" - в этом случае документ будет создан в статусе "новый" и в списке документов будет отражен на желтом фоне (чтобы перевести его в статус "проведен" необходимо кликнуть на него левой кнопкой мыши и в открывшемся окне нажать кнопку "Активировать");
- "Сохранить и активировать" - в этом случае документ будет создан в статусе "проведен":
Напомним, что в рамках одного магазина может существовать только один счет для отслеживания операций с наличными. Новый счет можно создать, только выбрав в качестве активного другой магазин и создав для него вид оплаты с формой расчета для ККТ = Наличные. Счет добавляется с помощью кнопки : Якорь 1shop1acc 1shop1acc
В открывшейся форме необходимо указать следующие параметры нового счета главной кассы:
Средство оплаты – из выпадающего списка нужно выбрать единственную на текущий момент доступную для формирования счетов главной кассы опцию (Наличные).
Номер счета – система автоматически предложит название для счета, используя название магазина и средство оплаты, однако, это значение можно исправить на любое другое вручную с клавиатуры.
Чтобы сохранить параметры создаваемого счета, нажмите кнопку :
После сохранения новый счет появится в общем списке. Добавленный счет можно закрыть, воспользовавшись пиктограммой. При этом появится дополнительная секция управления:
Чтобы закрыть счет, необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав кнопку .
Отказаться от закрытия счета можно, воспользовавшись кнопкой .
Если счет закрыт, то слева от него появится отметка с информацией о дате закрытия. При этом, данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись кнопкой:
Левым кликом по наименованию счета главной кассы производится переход в раздел Журнал операций.
Нештатные ситуации
1. Ошибка в документе. Если документ находится в отрытом текущем или корректируемом операционном дне, то в документе можно изменить все его атрибуты, за исключением суммы и названия операции. Если в документе была введена неверная сумма или была использована неправильная операция, то документ можно следует удалить (при наличии соответствующих прав) и ввести заново с правильными атрибутами. При этом удаленный документ остается в базе данных программы и в нем фиксируется кто и когда его удалил. В отчетах документ не учитывается.
2. Необходимость переноса документа в другой операционный день. Для этого первоначально переводят соответствующий операционный день в режим коррекции. Затем в операционном дне, куда будет перенесен документ, нужно выбрать запись, перед которой будет находиться переносимый документ и запомнить ее номер. Далее вернуться к документу, который надо перенести и указать для него запомненный номер. В результате переносимый документ получит новый номер и, в соответствие соответствии с этим номером, он будет отнесен к новому операционному дню, а все существовавшие ранее документы будут перенумерованы.
ПРО СЧЕТА - НЕ РАБ?
Далее необходимо перейти к счетам главной кассы. Для этого необходимо воспользоваться пиктограммой , расположенной справа от поля. Откроется окно параметров главной кассы:
Заполните следующие поля:
Магазин - в выпадающем списке выбирается магазин;
Средство оплаты - необходимое средство оплаты из существующих;
Номер счета - в данном поле отображаются значения выбранные в предыдущих полях, но предоставляется возможность скорректировать, если необходимо, наименование счета.
Для сохранения настроек нажмите пиктограмму . Добавленный счет отобразится в списке:
Примечание:
Добавленный счет можно закрыть воспользовавшись пиктограммой . При этом появится дополнительная секция управления:
Чтобы закрыть счет необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав пиктограмму .
Чтобы отказаться от закрытия счета необходимо воспользоваться пиктограммой
Если счет закрыт, то слева от него появится отметка с информацией о дате закрытия. При этом данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись пиктограммой .
Левым кликом по наименованию счета ГК производится переход в окно формирования документов кассовых документов (см. раздел "Журнал операций")автоматически перенумерованы.