Особенности проведения инвентаризации.
Технология проведения инвентаризации подробно описана в документах «Технология одиночного магазина» для случаев раздельной и общей материальной ответственности работников торгового зала и подсобного помещения. Ниже описываются особенности настройки и работы торговой системой при проведении инвентаризации.
При проведении отложенной инвентаризации вводятся остатки товаров на определенную дату (на момент окончания торговых операций) сравниваются с данными торговой системы на эту же дату.
Однако, чаще всего проводится немедленная инвентаризация товаров, поскольку ее результаты можно сразу же проконтролировать. В случае проведения немедленной инвентаризации фактические остатки по товарам сравниваются с текущими остатками в торговой системе. Для успешного проведения инвентаризации необходимо понимание смысла и действия документов инвентаризации в торговой системе и соблюдать определенную технологию работы , которая позволит получать корректные значения текущих остатков товара.
Чтобы текущие остатки товаров по месту хранения были актуальными необходимо, чтобы в параметрах настройки места хранения не был установлен флаг «Отключить перерасчет остатков» (закладка «Общие»). Если с момента предыдущей инвентаризации этот флаг был хотя бы на некоторое время установлен, его необходимо отключить и в административном модуле выполнить команду «Расчет остатков» (раздел «База данных», закладка «Утилиты»).
Конечными документами инвентаризации являются приходные и расходные накладные с операциями «Инвентаризация излишков» и «Инвентаризация недостачи» . Эти документы могут быть сразу вручную введены, если подсчитано расхождение между фактическим количеством товара и текущим количеством в торговой системе. Однако, поскольку это трудоемкий процесс, обычно так не делают. Типовой процесс проведения инвентаризации можно представить в виде следующей последовательности действий :
- Создание инвентаризационных описей с новым (одинаковых для всех описей), номером приказа об инвентаризации. Создавать описи можно вручную, например, по группам товарного классификатора или по произвольному списку товаров. Затем описи печатаются и раздаются сотрудникам, отвечающим за подсчет фактического количества товаров на месте хранения. Результаты подсчета заносятся в графу «фактическое количество». Исключить этап получения печатных документов, ручного заполнения количества и, в конечном итоге, ускорить проведение инвентаризации и уменьшить количество ошибок можно при использовании терминала сбора данных. Для инвентаризационных описей вызываются функции «Вычислить остатки» и «Проставить цены».
- На основании инвентаризационных описей, с тем же приказом об инвентаризации создается сличительная ведомость, для которой также вызываются те же функции, что и для каждой описи. При любом изменении в инвентаризационных описях, на основании которых создана сличительная ведомость, эту ведомость необходимо удалить и повторить процесс ее создания. Важно понимать, что инвентаризационные описи и сличительные ведомости не влияют на остатки. Эти документы только фиксируют расхождение между остатками по учету и фактическими остатками и являются вспомогательным средством, облегчающим проведение инвентаризации и создание конечных документов инвентаризации – приходных и расходных накладных. Инвентаризационные описи помогают создавать сличительные ведомости по большому количеству товаров. Можно пропустить этап создания инвентариза ционных описей и сразу создать сличительную ведомость, однако сотрудникам, отвечающим за подсчет товаров будет неудобно работать с ней, если количество товаров превысит несколько сотен. Кроме того, будет труднее контролировать качество работы конкретных сотрудников при выполнении подсчета товаров.
- Для сличительной ведомости, в статусе «Принят в количестве и ценах» , в режиме редактирования документа выполняется команда «Создать накладные » / «Приходные и расходные накладные». Именно эти документы являются конечными при проведении инвентаризации и изменяют учетные остатки. Однако в системе отсутствует жесткий запрет на изменение документов инвентаризации. Например, возможно исправление инвентаризационной описи, после которого сличительная ведомость не будет соответствовать совокупности описей. Возможно также исправление самой ведомости, либо приходных и расходных накладных инвентаризации, после чего также будет нарушено соответствие между ними. Важно понимать, что инвентаризационные описи и сличительные ведомости являются вспомогательными инструментами, облегчающими проведение инвентаризации. Если необходимо иметь соответствие между вспомогательными и конечными документами инвентаризации, то в административном модуле нужно установить запрет на понижение статуса перечисленных документов.
- На основании сличительной ведомости , кроме приходных и расходных накладных, можно создать также акты потерь и обнаружений. Это документы предварительной инвентаризации, которые не влияют на текущие остатки, но учитываются процедурами автоматической генерации заказов поставщикам и складских требований.
Важно !!!
Во время проведения немедленной инвентаризации недопустимо выполнять изменение статуса документов, влияющих на остатки товаров: приходных накладных, расходных накладных, накладных на перемещение и удалять кассовые документы. Все перечисленные документы перед проведением инвентаризации должны находиться в последнем статусе. Выполнение торговых операций по товарам, которые учитываются при инвентаризации, должно быть исключено на все время инвентаризации вплоть до получения приходных и расходных накладных инвентаризации в последнем статусе.