Аннотация
В данном Томе описываются следующие разделы Торговой системы «Супермаг Плюс»:
Накладные – Расходная накладная.
Контракты и заказы – Контракты с клиентами.
Платежи – Счёт.
Контракты и заказы – Заказы от клиентов.

История изменений

Содержание
1 Введение
1.1 Наименование системы
1.2 Назначение документа
2 Расходные накладные
2.1 Назначение раздела
2.2 Создание расходной накладной
2.3 Режимы работы с расходной накладной
2.4 Функции раздела «Расходные накладные»
2.5 Печать расходной накладной
3 Контракты с клиентами
3.1 Назначение раздела «Контракты с клиентами»
3.2 Создание документа «Контракты с клиентами»
3.3 Статусы контракта
3.4 Импорт спецификации контракта
3.5 Экспорт спецификации контракта. Создание счёта
4 Счёт
4.1 Назначение раздела «Счета»
4.2 Создание счёта
4.3 Закладки документа «Счет»
4.4 Режимы счета
4.5 Статусы счета
4.6 Скидки
4.7 Печать счёта
4.8 Экспорт документа «Счёт»
5 Заказы от клиентов
ПРИЛОЖЕНИЕ А. УКАЗАТЕЛЬ РАЗДЕЛОВ СИСТЕМЫ и документов

Введение

Наименование системы

Полное наименование Системы – Торговая система «Супермаг Плюс».
Сокращенное наименование Системы – «Супермаг».

Назначение документа

Настоящий документ предназначен для сотрудников «Сервис Плюс»: аналитиков, инженеров техподдержки. А также для системных администраторов, инженеров и аналитиков клиента.

Расходные накладные

Назначение раздела

Документ Расходная накладная предназначен для регистрации факта отгрузки товаров из места хранения предприятия внешнему контрагенту.
В документе регистрируются данные, необходимые для формирования товарной накладной для контрагента, а также часть сведений о сопроводительных документах и свойствах товара.
С документом Расходная накладная можно совершать товарные операции, выбор которых зависит от категории контрагента (поставщик или клиент) или от учетного действия – списания, инвентаризации недостачи.

Создание расходной накладной

Создание заголовка расходной накладной

Для создания заголовка расходной накладной необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать на кнопку Новый документ.
2. В поле Операция (Рисунок 1): подставляется операция по умолчанию. Операция по умолчанию – системная и пользовательская (список должен быть определен до создания документа, в справочнике, см. Том 1), – может быть задана для каждого типа документов и для каждого оператора отдельно. Задать значение операции по умолчанию можно через пункт меню Функции → Операция по умолчанию. Первоначально в качестве операции по умолчанию в соответствующем поле окна на первом шаге используется системная операция. Для приходной накладной, например, – это операция расход. Если установить флаг в поле Место хранения по умолчанию, то при оформлении следующего прихода товара поле Расход товара из места хранения уже будет заполнено значением из настроек Место хранения по умолчанию.

Рисунок 1 – Создание расходной накладной (1)

1. Номер документа будет заполнен автоматически; также автоматически будет поставлена текущая дата. Однако пользователь имеет возможность изменить как номер накладной, так и дату, выбрав иную из списка-календаря нажатием кнопки . Кнопка А предназначена для возврата к номеру, сгенерированному системой в случае отказа пользователя от произвольной нумерации документа (Рисунок 2):

Рисунок 2 – Создание расходной накладной (2)

1. Заполнить поля Клиент и Собственный контрагент (Рисунок 3): Значения выбираются из классификатора при нажатии кнопки либо создаются новые значения по кнопке Новый.

Рисунок 3 – Создание расходной накладной (3)

1. При установленном флаге Не закрывать окно мастера после создания нового документа (Рисунок 4) произойдет переход к «Мастеру созданию нового документа». При установленном флаге Перейти к редактированию созданного документа созданный документ откроется для редактирования.

При установленных флагах Запоминать внешнего контрагента и Запоминать собственного контрагента при создании новой накладной значения данных полей будут значениями по умолчанию.

Рисунок 4 – Создание расходной накладной (4)

1. Визуально проверить и заполнить/отредактировать атрибуты заголовка документы. Интерфейс созданного документа (заголовок) представлен на рисунке (Рисунок 5):

Рисунок 5 – Заголовок расходной накладной

Закладки документа «Расходные накладные»

Описание полей закладок для данного документа аналогичны описанию полей соответствующих закладок приходной накладной, см. Том 9.

Статусы документа «Расходные накладные»

Расходная накладная имеет четыре статуса «жизненного цикла»:

• Черновик – «первичный» статус расходной накладной: новый документ после его создания имеет именно этот статус. В этом состоянии спецификация документа может свободно редактироваться как по составу (товарной номенклатуре), так и по каждой позиции спецификации. В заголовке накладной также возможна коррекция любых атрибутов кроме номера документа;
• Отпущен со склада – при достижении накладной этого статуса происходит уменьшение товарных остатков по всем артикулам, которые перечислены в документе. В строках спецификации расходной накладной возможно редактирование любых атрибутов товара (цен, номеров сертификатов и проч.) кроме количества. В заголовке накладной возможно изменение любых атрибутов кроме даты и номера документа, а также места хранения отгруженного товара;
• Отпущен полностью – при переводе накладной в этот статус становятся невозможными никакие изменения документа кроме коррекции типа торговой операции, изменения контрагента и самого статуса (в «обратном направлении»); подобные изменения возможны только у накладной в незакрытом периоде и при наличии у пользователя (оператора) соответствующих прав;
• Заблокирован – никакая работа с накладной, имеющей такой статус, невозможна. Единственно возможная операция над таким документом – изменение статуса, т.е. перевод расходной накладной в статус Черновик.

Режимы работы с расходной накладной

Предусмотрено пять режимов работы с Расходной накладной:

1. Спецификация. В этом режиме происходит составление спецификации накладной и имеется возможность просмотреть информацию об упаковках. Если введено несколько упаковок для одного товара, то информация выводится в одну строку через запятую.
2. Ценовой. В этом режиме происходит проставление продажных цен в основной валюте.
3. Валютный. В этом режиме ведётся проставление валютных продажных цен менеджером ценового отдела.
4. Отгрузка. Назначение режима:

• ввод строк спецификации использованием сканера с накапливанием количества без обращения к мастеру ввода строки;
• ввод количества товара, принятого контрагентом;
• разделение документа на два, то есть на один с отражением количества товара, принятого контрагентом, и другой, с количеством, отвергнутым контрагентом;

1. Отгрузка со склада. В этом режиме реализована возможность ввода и редактирования упаковок. Информация вводится при помощи специального мастера.

Режим «Спецификация»

Спецификация документа «Расходная накладная» заполняется по аналогии с приходной накладной, описание полей для данного документа аналогичны описанию соответствующих полей приходной накладной (см. Том 9, раздел 3.4.1).
Поле Причины возврата можно заполнить значением из справочника «Причины возврата», либо ввести собственные данные. Поле можно редактировать только в документе со статусом Черновик.

Серийные номера и гарантийными обязательствами. Печать талона

В ТС реализована возможность отслеживания серийных номеров продукции при реализации. Для каждого экземпляра реализованного продукта с серийным номером можно печатать Гарантийный талон. Гарантийный талон может быть напечатан как для пакета документов, так и индивидуально.

Ввод серийных номеров в Расходную накладную

Серийный номер (/номера) товара вводится для каждой строки спецификации после задания количества товара. Для каждой строки спецификации вводятся несколько серийных номеров в соответствии с количеством продаваемого товара и только для артикулов с единицей измерения «штука». ТС блокирует ввод двух одинаковых серийных номера для одной строки спецификации. В разных строках спецификации или разных накладных разрешается вводить одинаковые серийные номера для поддержки продаж разных товаров с одинаковой системой нумерации, а также для повторной продажи одного и того же товара после его возврата покупателем.
Для ввода серийного номера товара необходимо выполнить следующие действия:

1. выбрать в строке спецификации поле Серийный номер;
2. в режиме редактирования дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по выбранному полю;
3. в открывшемся окне Серийные номера ввести серийные номера экземпляров выбранного товара (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Ввод серийного номера
Введенные значения серийных номеров отобразятся в поле Серийный номер данной строки спецификации. В верхней части окна отображается информация о количестве введенных серийных номеров и о количестве товаров в строке спецификации. Информация может использоваться пользователем для контроля полноты ввода серийных номеров.
Для ввода серийных номеров пользователь имеет возможность использовать также сканер штрих-кодов.
Контроль ввода серийных номеров
Для контроля соответствия количества товара и количества серийных номеров в спецификации расходной накладной используется функция проверки Контроль ввода количества серийных номеров. По умолчанию функция находится в режиме Предупреждение.
Функция выдает сообщение, если количество серийных номеров не равно количеству товара в строке спецификации. Исключением является случай, когда не введен ни один серийный номер.

Расходная накладная на основании выставленного счёта

Пусть ранее был выставлен счет № СЧС000009 от 18 января 2007 года (Рисунок 7) и товар по нему был зарезервирован на складе магазина «Универсам».

Рисунок 7 – Счет
Можно выбрать счет № СЧС000009 из списка документов, доступного при нажатии кнопки Основание (Рисунок 8):

Рисунок 8 – Выбор счета как основания
Простановка общего основания документа в разделе Расходные накладные –необязательная процедура. Импорт строк может производиться по кнопке Экспорт/Импорт (Рисунок 9):

Рисунок 9 – Импорт документа-основания
Порядок заполнения поля «№» при операции импорта аналогичен процедуре проставления реквизитов документа общего основания товародвижения.

Расходная накладная возврата товара по накладной поставщика

Происходит с тем отличием, что на первом шаге формирования заголовка расходной накладной проставлена операция Возврат поставщику, а на последнем шаге импорта строк документа поле флага Проставить номер исходного документа окажется активным (Рисунок 10):

Рисунок 10 – Флаг «Проставить номер исходного документа»
Цены в документ будут перенесены из приходной накладной (/отобранного их списка). Если возврат производится только по части их позиций, ненужные строки можно удалить.

Режим «Ценовой»

В режиме «Ценовой» заполнение документа ценами может производиться четырьмя способами, доступными при нажатии кнопки Цены или вызовом функций (рис. 2.11):

• Из основания – в спецификацию проставляются цены из документов-оснований (требуется предварительное проставление оснований в соответствующие поля спецификации; может использоваться функция Проставить основания);
• Ценами последнего прихода – в спецификацию проставляются цены из последних приходных накладных;
• Учётными ценами – в спецификацию проставляются учётные цены Места хранения, из которого делается возврат;
• Продажными ценами – в спецификацию проставляются продажные цены Места хранения, вид которых выбирается из списка.
• Ценами из требования на отбор.

После занесения в документ цен и налогов на возвращаемые товары следует кнопку Отпустить со скл.
Дата счёта-фактуры
В Расходной накладной предусмотрена возможность регистрации даты Счета-фактуры, связанной с данной накладной.
Дата счета фактуры должна вводиться оператором, если даты накладной и счета фактуры не совпадают (Рисунок 11):

Рисунок 11 – Дата счета-фактуры
Если это поле не заполнено, то при печати документа дата счета-фактуры берется равной дате расходной накладной.

Режим «Валютный»

В этом режиме происходит проставление валютных продажных цен менеджером ценового отдела.

Режим «Отгрузка»

Назначение режима: вводить строки сканером с накапливанием количества без обращения к мастеру ввода строки, вводить количество товара принятого контрагентом, производить разделение документа на два – с количеством принятым контрагентом и с количеством, отвергнутым контрагентом.

Функции раздела «Расходные накладные»

Описание функций (Рисунок 12) для данного документа аналогичны описанию соответствующих функций приходной накладной (см. Том 9, подраздел 3.5 ). Описание индивидуальных функций Расходной накладной см. ниже.

Рисунок 12 – Функции раздела «Расходные накладные»

Функция «Проставить дату накладной»

Функция позволяет для отобранных документов со статусом Черновик изменить дату документа. Функция доступна для сотрудников, имеющих право на редактирование документа со статусом Черновик.

Функция «Проставить основания»

Создание строк спецификации вызовом на исполнение функции Проставить основания (Рисунок 13):

Рисунок 13 – Простановка основания
Описание методов подбора – см. функцию Генерация возвратов (п. 2.4.33).
Если нужно провести поиск оснований по всем поставщикам, в окне Простановка оснований поле Искать приходы нужно оставить пустым и нажать на кнопку Далее Если же необходимо выбрать конкретного поставщика, то выбрать его из справочника, используя кнопку (Рисунок 14):

Рисунок 14 – Простановка основания (1)
В спецификации накладной в поле «Основание» появятся ссылки на документы-основания (Рисунок 15).

Рисунок 15 – Простановка основания (2)
Цены могут быть проставлены либо в режиме «Ценовой» из оснований, либо на следующем шаге при исполнении функции «Генерация возвратов…».

Функция «Генерация возвратов»

Использование инструмента автоматической генерации документов целесообразно для одинаковых артикулов, поставляемых разными поставщиками.
ТС предоставляет гибкие возможности для создания документов на возврат товара группе поставщиков. Для этого пользователю достаточно подготовить один (сводный) документ, содержащий список возвращаемых товаров с указанием их количества (исходная спецификация).
Далее система автоматически разобьёт строки спецификации для каждого основания (как и функция Проставить основания); задачей которой является нахождение в БД таких документов поставки, на которые можно сослаться при оформлении возврата товара.
Возврат товаров, пришедших на Центральный склад, может производиться как из Центрального склада, так и со Склада возврата, а возврат товаров, напрямую пришедших в магазин, производится из Магазина (тип МХ – СМ/СК) или со Склада возврата. То есть при обработке товародвижения сохраняются ограничения на применение операций, требующих исключения из правила FIFO.
Таким образом, чтобы подготовить документы на возврат поставщикам, если возврат производится через Склад возврата (логический тип МХ – СВ), необходимо переместить эти товары в это МХ созданием документа перемещения и только затем следует создать расходную накладную со СВ; причем в документ можно включить товары от нескольких поставщиков (тогда в атрибутах первичного документа указывать именование поставщика не нужно, и этот документ должен иметь статус Черновик с базовой операцией Возврат поставщику).
Затем необходимо выполнить генерацию возвратов поставщику по вызову одноименной функции, задачей которой является нахождение в БД поставщиков отобранных документов-оснований поставки.
Опциями функции являются – Найти и вернуть товар любой группе поставщиков или Вернуть товар одному указанному поставщику.
Результатом выполнения функции является создание набора документов, номер которых состоит из номера исходного общего (сводного) документа, тире, буквы и порядкового номера нового документа возврата. В документе указывается поставщик, а в каждой строке спецификации имеется ссылка на пункт спецификации и документ поставки. На одного поставщика создается один документ возврата. Один артикул может встречаться несколько раз и ссылаться на разные документы поставки, соответственно с разными ценами.
Исходный (сводный) документ остаётся без изменений и может быть автоматически удалён, если это будет указано в диалоге задания параметров выполнения функции, или удалён потом вручную. Все товары, которые не могут быть возвращены с точки зрения содержания алгоритмов данной функции, помещаются в последний из сформированных документов, с неопределенным поставщиком. Все созданные документы, за исключением документа с нераспределенным поставщиком товаров, приобретают статус Заблокирован.
Во вновь созданные документы, в качестве общего основания, проставляется номер исходного документа. При попытке повторно создать документы возврата на основании одного и того же исходного документа, выдается сообщение о наличии производных документов.
Функция принимает к рассмотрению все накладные со статусом Отпущен со склада и со статусом Заблокирован (в зависимости от выставленных опций в административном модуле) до даты документа возврата включительно. Функция исключает из рассмотрения закрытые документы, то есть те документы, которые были помечены процедурой закрытия периода как уже полностью учтённые при распределении расходов на приобретение товаров.
В административном модуле в разделе База данных в группе данных Документы в группе опций При простановке оснований по товародвижению учитывать расходные накладные можно установить флаги: в статусе: Заблокирован и в статусе: Отпущен со склада (см. Том 24). По умолчанию флаги не выставлены.
Опции позволяют включать документы с соответствующими статусами в набор документов для анализа товародвижения артикула. Опции действуют на все функции простановки оснований товародвижения.

Алгоритмы генерации документов возвратов

Существуют 4 алгоритма генерации возвратов (Рисунок 16):

Рисунок 16 – Алгоритмы генерации возвратов

• по товародвижению (себестоимости). Для каждого артикула рассчитывается товародвижение по методу FIFO из предположения, что данный товар должен быть израсходован в день даты документа возврата. Учитываются все расходы и перемещения. Данный алгоритм дает наибольшую доказуемость попадания возврата на документ прихода с точки зрения движения товара, то есть можно документально подтвердить порядок движения товара от поставки до возврата. В случае неправильного ведения документооборота данная функция может не найти документа прихода для некоторого количества товара (неопределенная себестоимость).
• по срокам годности. Ищутся все документы прихода с данным товаром с учетом срока истечения годности товара. В процедуре предусмотрена возможность указания диапазона разброса – плюс минус количество дней, – которые считаются совпадающими с указанным сроком истечения годности.
• по первому приходу. Рассматриваются документы от первого незакрытого документа, начиная с даты, отстоящей от текущей на число дней, указанное в параметре «Подбор оснований в порядке поставок с более ранних вперед не ранее, чем за (дней)» административного модуля (папка Документы на закладке Конфигурация, см. Том 24). Текущая дата указывается в неактивных полях окна диалога (не редактируется).
• по последнему приходу. Рассматриваются документы от последнего незакрытого документа, начиная с даты, отстоящей от текущей на число дней, указанное в параметре «Подбор оснований в порядке поставок с более поздних назад не позднее, чем за (дней)». Значение параметра устанавливается в административном модуле.

При возврате товара со СВ рассматриваются только приходы на Центральный склад, при возврате из магазина, только приходы в магазин. В найденных документах берется в рассмотрение количество товара за вычетом количества, на которое ссылаются другие возвраты и списания.
Допустим комбинированный способ подбора оснований, при котором последовательно применяется один или несколько отмеченных способов генерации возвратов поставщику. Выбор методов и последовательности их применения остается за пользователем.
Установкой флага можно удалить исходный документ-черновик и перейти к редактированию каждую накладных (Рисунок 17):

Рисунок 17 – Генерация возвратов
Если Торговой системой выявлены расхождения или не все поставщики, представленные в сгенерированных документах, готовы забрать товар («отсутствуют»), то после сверки необходимо провести ручную корректировку, как в исходном, так и в сгенерированных документах.

После корректировки сгенерированным документам необходимо изменить статус (кнопка Обработать, команда Смена статуса) на Отпущен со склада (если технология документооборота не требует дополнительной проверки вышестоящим руководством организации, возможно изменение статуса сразу на Отпущен полностью).

В простейшем варианте (без применения функции Генерация возвратов) можно проставить в спецификацию исходного документа цены из списка цен и налоги из карточек товара (при нажатии кнопок Цены и Налоги из карточек соответственно), либо вручную.

Функция «Генерация списаний»

Действия функции Генерация списаний аналогичны действиям функции Генерация возвратов с той лишь разницей, что в сводном документе основании генерации необходимо выставить операцию Списание и результатом выполнения функции является создание одного документа для всех поставщиков, а не набора документов по поставщикам, как при возврате.
Для одного артикула спецификации исходного общего (сводного) документа в спецификации нового документа списания создается столько строк, сколько подобрано ссылок на документы поставки при генерации для всех подобранных алгоритмами функции поставщиков. Другими словами, один артикул в новом документе списания может встречаться несколько раз и ссылаться на разные документы поставки разных поставщиков. Ссылка делается на пункт спецификации и конкретный документ поставки.
Номер документа результата генерации состоит из номера исходного общего (сводного) документа, тире, буквы и порядкового номера нового документа списания.

Функция «Формирование отгрузки»

1. Для инициализации функционала необходимо добавить права для должности (функция Формирование отгрузки контрагенту.
2. Вызвать функцию Формирование отгрузки и выбрать на опцию Начать процесс формирования отгрузки (Рисунок 18):

:

Рисунок 18 – Формирование отгрузки
Дальнейшие действия аналогичны процедуре оформления приема поставки приходной накладной (см. Том 9, раздел 3.5.20).
Пример оформления документа отгрузки без предварительного оформления заказа (Рисунок 19):

Рисунок 19 – Документ отгрузки

Печать расходной накладной

В списке документов необходимо выбрать нужный документ и нажать кнопку Печать (либо через главное меню: Файл → Печать).
В окне Печать документа выберите необходимые опции.

Атрибуты сотрудника, сдавшего товар, печатаются в поле Отпуск груза произвел; атрибуты главного бухгалтера – в поле Главный (старший) бухгалтер печатной формы.
Пример печатной формы расходной накладной (Рисунок 20):

Рисунок 20 – Печатная форма расходной накладной

Печатная форма «Универсальный передаточный документ»

Универсальный передаточный документ совмещает счет-фактуру и накладную.
Печатная форма «Универсальный передаточный документ» (Рисунок 21):

Рисунок 21 – Печатная форма «Универсальный передаточный документ»

Печатная форма ТТН № 1-Т расходной накладной

Форма предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчётов за их перевозки автомобильным транспортом (см. флаг на рис. 2.24).
Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного:
Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем груза и служит для списания ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя (Рисунок 22).
Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем – заказчиком автотранспортных услуг – с организацией – владельцем транспорта, выполняющего перевозку грузов, и служит для учета транспортных услуг и расчетов за их оказание (Рисунок 23).

Рисунок 22 – Товарный раздел ТТН

Рисунок 23 – Транспортный раздел ТТН
Для документов «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на перемещение» реализована детализация прав печати документов в соответствии со статусом накладных.
Поля Пункт погрузки и Пункт разгрузки значениями из полей заголовка документа «Адрес погрузки» и «Адрес разгрузки», соответственно.

Контракты с клиентами

Назначение раздела «Контракты с клиентами»

Функционал Контракты с клиентами предназначен для генерирования в Сис теме условий договора торгового предприятия на поставку товаров и услуг опто вым/мелкооптовым покупателям (например, через магазин Cash&Carry).
Функционал используется для составления контракта и счёта на оплату.

Создание документа «Контракты с клиентами»

Создание Контракта состоит из двух стандартных в ТС этапов: ввода в ТС значений атрибутов заголовка («шапки») контракта и заполнения спецификации (списка товаров).

Формирование заголовка документа «Контракты с клиентами»

1. Выбрать место хранения, откуда осуществляется отгрузка товаров (Рисунок 24):

Рисунок 24 – Создание контракта с клиентами (1)

1. Указать заказчика и исполнителя (Рисунок 25):

Рисунок 25 – Создание контракта с клиентами (2)

1. Номер документа и дата формируется автоматически, и их можно изменить. В поле Дата проставляется текущая дата (Рисунок 26Рисунок 26):

Рисунок 26 – Создание контракта с клиентами (3)

1. Ввести название контракта ():

Рисунок 27 – Создание контракта с клиентами (4)

1. Даты начала и окончания контракта выбираются из календаря (Рисунок 28):

Рисунок 28 – Создание контракта с клиентами (5)

1. Для перехода в окно редактирования документа установить флаг Перейти к редактированию документа (Рисунок 29):

Рисунок 29 – Создание контракта с клиентами (6)

1. При нажатии кнопки Готово произойдет переход к окну редактирования документа (Рисунок 30). Поля документа содержат значения, заданные при создании контракта. Их можно изменить.

Рисунок 30 – Спецификация документа «Контракт с клиентами»

Заполнение строк спецификации контракта

Формирование строк спецификации производится по стандартной в ТС методике (итог – Рисунок 31).

Рисунок 31 – Документ «Контракт с клиентами»
Заполнение документа ценами может быть выполнено автоматически вызовом из главного меню одной из функций: Заполнить документ продажными ценами / Заполнить документ учетными ценами.
Контракт с клиентом может быть распечатан по кнопке Печать после сохранения документа в статусе Черновик или его принятия к учёту полностью (кнопка Принять). Пример печатной формы контракта с клиентами (Рисунок 32):

Рисунок 32 – Печатная форма контракта

Статусы контракта

Контракт с клиентом (на реализацию) может находиться в одном из трёх статусов:

• Черновик – первичный статус документа, присваивается документу после создания. В статусе Черновик пользовать имеет возможность редактировать любые атрибуты документа кроме номера. Спецификация документа может редактироваться по номенклатуре и по каждой позиции. Документ может быть удален пользователем из ТС. Из статуса Черновик документ может перейти в статус Принят или Заблокирован.
• Принят – конечный статус документа. В статусе Принят редактирование документа запрещено. Если документ относится к незакрытому периоду, а у пользователя имеются соответствующие права, из статуса Принят документ может перейти в статус Черновик.
• Заблокирован – редактирование и удаление документа в статусе Заблокирован запрещено. Из статуса Заблокирован документ может перейти в статус Черновик.

Перевод документа из одного статуса в другой осуществляется пользователем.

Импорт спецификации контракта

Данные для заполнения строк спецификации контракта могут импортироваться ТС из спецификаций других документов. Для импорта данных следует нажать кнопку Экспорт/Импорт. В открывшемся окне выбрать Импорт строк спецификации в текущий документ и нажать кнопку Далее; из раскрывающихся списков выбрать вид и название документа, из которого необходимо импортировать строки спецификации и нажать кнопку Готово.
Строки спецификации будут заполнены данными спецификации из выбранного документа.

Экспорт спецификации контракта. Создание счёта

Данные документа могут экспортироваться ТС в другой документ. Для экспорта данных следует выполнить следующие действия:

1. В окне контракта нажать кнопку Экспорт и в открывшемся окне выбрать опцию Экспорт из текущего документа.
2. Выбрать из списка в опции наименование требуемого документа, в том числе Счёт/Расходная накладная (Рисунок 33).

Рисунок 33 – Экспорт контракта с клиентами (1)

1. Нажав кнопку Новый, заполнить реквизиты, предлагаемые «Мастером диалога», аналогично формированию документа «Счет», см. п. 4.2 «Создание счёта».
2. Нажать кнопку Далее (Рисунок 34):

Рисунок 34 – Экспорт контракта с клиентами (2)

1. Можно экспортировать только номенклатуру МХ и только артикулы указанных групп, установив флаг и соответствующих полях и выбрав группы (Рисунок 35):

Рисунок 35 – Экспорт контракта с клиентами (3)
Экспортированный документ можно увидеть, отрыв раздел Счёт главного меню (Рисунок 36):

Рисунок 36 – Экспортированнный элемент (Счет)

Счёт

Назначение раздела «Счета»

Документ Счёт (Рисунок 37) предназначен для описания спецификации поставки и ее стоимости. Счёт используется в качестве основания получения платежа от клиента и в качестве основания расходной накладной на отгрузку покупателю.

Рисунок 37 – Раздел «Счета»
При формировании спецификации документа Счёт и определении стоимости позиций поставки в документе могут быть применены скидки в том числе и по дисконтным картам (картам клиента).

Создание счёта

Для создания нового документа Счёт необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку Новый документ.
2. Выбрать операцию (Рисунок 38):

Рисунок 38 – Создание счета (1)
Операция подставляется операция по умолчанию.
Опера ция по умолчанию – системная и/или пользовательская, – мо жет быть задана для каждого типа документов и для каждого оператора отдельно. Задать значение операции по умолчанию можно с помощью функции Операция по умолчанию. Первоначально, когда операция не задана, используется системная операция по умолчанию. Для приходной накладной, например, это операция «Приход»; для счёта – «Счёт».

1. Номер документа и дата проставляются автоматически (Рисунок 39). В поле Дата устанавливается текущая дата. Данные поля могут редактироваться.

Рисунок 39 – Создание счета (2)

1. Выбрать вид цены (Рисунок 40):

Рисунок 40 – Создание счета (3)

1. Выбрать клиента и контрагента, выставляющего счет (Рисунок 41):

Рисунок 41 – Создание счета (4)

1. Для перехода к редактированию доку мента у становить флаг в поле Перейти к редактированию созданного документа (Рисунок 42):

Рисунок 42 – Создание счета (5)
Спецификация документа заполняется вручную аналогично накладным (см. Том 9).

Закладки документа «Счет»

Закладка «Главная»

Закладка Главная представлена на рисунке (Рисунок 43):

Рисунок 43 – Закладка «Главная»

Атрибуты

• № док. – номер документа; формируется автоматически и в дальнейшем не редактируется.
• Дата – дата создания документа.
• Клиент – именование контрагента-покупателя.
• Статус – текущий статус документа.
• Состояние оплаты (полностью, частично, не оплачен) и отгрузки (не отгружен, частично, полностью) счета.
• Оплата – см. п. 4.4.2 Режим «Расчетный».
• Отгружено на сумму – сумма поставленного товара, равная сумме оприходованных расходных накладных, в основании которых стоит данный счет.
• Отгруженное количество – количество поставленного товара, равное сумме количеств товаров в спецификациях оприходованных расходных накладных, в основании которых стоит данный счет.
• Срок действия – актуальный срок в днях , на который выставлен счет.
• Операция – тип операции «Счет».
• Клиент – наименование покупателя.
• От имени – название контрагента - юридического лица, выставившего счет.
• Резервирование в – МХ резервирования товара. Процедура резервирования товара: в документе со статусом Черновик указывается количество дней в колонке строк спецификации Резерв. дней. Установленный флаг в столбце Зарезервировано появится только после перевода документа в статус Выставлен.
• Вид цены – вид цены, может отличаться от вида цены места резервирования товара.
• Отв. сотрудник – имя.

Перевести счёт в другие статусы возможно двумя способами: в индивидуальном режиме (только для одного документа), либо в пакетном режиме (для одного или нескольких документов).

Закладка «Расчет»

Закладка Расчет имеет следующий вид (Рисунок 44):

Рисунок 44 – Закладка «Расчет»

Атрибуты

• Округление – Полная цена/Цена без налогов/Полная сумма/Сумма без налогов. Правила округления задаются в соответствующем справочнике (см. Том 1). Применение скидки на мелочь при режиме округления, отличном от Полная сумма, не разрешается.
• Вид платежа – наличный/безналичный расчет.
• Условие оплаты – в валюте документа/в рублях по банковскому курсу на день оплаты/в рублях по курсу документа.
• Добавочный процент – дополнительный процент к оплате, например, оплата в рублях по банковскому курсу плюс 2%.
• Вид валюты – выбирается из списка и настраивается в справочнике.
• Курс – вводится количество единиц валюты за установленное в справочнике количество единиц национальной валюты.
• Выставлен в – национальная валюта.
• Дисконтные карты – позволяет привязать дисконтные карты к счету, см. п. 4.6.3 «Скидки по дисконтным картам».
• Алгоритм скидки – действующие скидки, см. п. 4.6.5.

Вложения и метки

На закладке отображаются файлы, прилагаемые к счету, и метки.
Для документа Счёт реализована возможность создания и привязки меток. Метка представляет собой дополнительное поле в заголовке документа.
Создание метки производится пользователем в справочнике Метки документов по пути в справочнике (см. Том 1). Привязка метки к документу осуществляется пользователем в процессе её создания. Для привязки метки следует в список помеченных документов добавить документ Счёт.

Режимы счета

Существуют следующие режимы работы со счетом: Спецификация, Расчетный, Ценовой.

Режим «Спецификация»

В Спецификация отображаются все поля спецификации счета.
Интерфейс документа «Счет» в режиме Спецификация представлен на рисунке (Рисунок 45):

Рисунок 45 – Счет в режиме «Спецификация»
Атрибуты:

• Артикул – артикул вводимого товара. Товар выбирается из списка существующих артикулов.
• Название – название вводимого товара.
• Кол-во – вводится вручную. Должно быть кратным числу штук в упаковке (если для этого товара при его вводе в систему вводилась информация о возможных упаковках).
• Цена – цена товара за базовую единицу измерения с учетом скидок.
• Исходная цена- цена за базовую единицу измерения до применения скидок.
• Сумма – стоимость товара.
• Цена без налогов – цена товара в базовой единице измерения без налогов.
• Сумма без налогов – Стоимость товара без налогов.
• НДС ставка – ставка НДС в %, применяемая для данного товара.
• НДС сумма – сумма НДС, применяема для данного товара.
• Резерв, дней – срок, в течении которого товар будет зарезервирован. По истечению этого срока резервирование товара будет снято автоматически.
• Отметка Зарезервировано – устанавливается автоматически, признак того, что зарезервирован товар.
• Авт. Скидка – способ расчета скидки – ручной (ручное изменение цены для любой строки спецификации), автоматический (имеет два алгоритма –независимый (параллельное применение всех скидок карточки товаров счета), и последовательный (последовательное применение скидок карточки товаров счета)).
• Скидка % - значение % скидки, полученного в результате применения скидки для каждой строки спецификации из данного поля можно вызвать функцию Журнал применения скидок – информация для каждой строки спецификации по типу скидок, примененным процентам скидок
• Свойство – детально по признакам или полное описание (для артикулов со свойствами, у остальных не заполняется).
• Артикул ценника для набора, в состав которого входит товар .
• Упаковка - количество товара в составе набора/упаковки.
• Вес брутто за ед., вес брутто, упаковка – задаются значения соответственно веса брутто за единицу товара, общего веса брутто и количества товара в одной упаковке
• Предел скидки сумма, % - см. Предел скидки

Режим «Расчетный»

В режиме Расчетный отображаются поля спецификации по резервированию, количество и характеристики товара в составе упаковки (Рисунок 46):

Рисунок 46 – Счет. Режим «Расчетный»
Поле Оплата вызывает функцию Оплата счета для погашения суммы счета в тех случаях, когда бизнес-процесс предполагает обработку счета без обязательного предварительного создания платежных документов на основании банковской выписки (Рисунок 47). Функция доступна для документов в статусе Выставлен в режиме редактирования.

Рисунок 47 – Оплата счета
Диалог функции позволяет скорректировать сумму оплаты, если она не совпадает с суммой счета.
Функция оплаты счета создает платежный документ, Получение платежа, с указанной суммой (Рисунок 48) и переводит его в статус Исполнен.

Рисунок 48 – Документ «Получение платежа»
Если документ оплаты счета уже создан, то функция оплаты счета вместо диалога создания нового документа предлагает перейти к существующему платежному документу для коррекции суммы оплаты уже в платежном документе:

Режим «Ценовой»

В режиме Ценовой отображаются поля, содержащие информацию о ценах и суммах товаров, включенных в счет (Рисунок 49):

Рисунок 49 – Счет. Режим «Ценовой»

Статусы счета

Счёт имеет 4 статуса:

• Черновик – «первичный» статус Счёта. В данном статусе спецификация документа может свободно редактироваться по каждой позиции спецификации. В заголовке документа также возможна коррекция любых атрибутов кроме номера документа, который был сформирован на этапе создания документа.
• Выставлен – при переходе документа в этот статус происходит резервирование товара, находящегося в спецификации документа. Отчет о резервировании товара можно просмотреть в разделе Аналитические данные → Отчёты, группа Товарные, отчёт Остатки. В заголовке документа возможно редактирование срока действительности и оплаты.
• Закрыт – «последний» статус счёта. При переводе документа в этот статус становятся невозможными никакие изменения документа кроме коррекции самого статуса (в «обратном направлении») и в том случае, если данный документ относится к незакрытому периоду, а у пользователя имеются соответствующие права. При этом резервирование товара снимается.
• Заблокирован – никакая работа со счетами в данном статусе невозможна: его нельзя редактировать, нельзя удалить. Единственно возможная операция над таким документом – изменение статуса, т.е. перевод документа в статус Черновик.

Скидки

Реализована регистрация проведения скидок по позициям счёта, а также функции применения персональных скидок на основании зарегистрированных дисконтных карт.
Процесс регистрации скидок связан с процессом проставления цен. В документ введено поле – базовая цена по прайс-листу (Цена = «Исходная цена»), которое заполняется при проставлении цен на основании какого-либо вида цены МХ. Вид цены выбирается в заголовке документа с использованием кнопки в поле Вид цены, после чего фиксируется в заголовке документа (Рисунок 50).

Рисунок 50 – Выбор вида цены
При любом дальнейшем изменении цены или автоматическом применении скидок, расчет скидок ведется на основании выбранной/изменённой базовой цены.
При смене или выборе нового вида цены или места хранения вызывается функция проставления цен, так как смена вида цены приводит к потере актуальности значений поля Цена и дополнительно к потере актуальности содержания поля Скидки. Функция проставления цен устанавливает новые значения исходной цены и отзывает ранее проставленные скидки. Если в документе с установленным видом цены имеются строки с артикулами с неустановленной (нулевой) исходной ценой, то в этом случае скидки к строке спецификации не применимы, и строка помечается признаком недоступности скидок. При добавлении новых строк в случае, если вид цены определен для документа, цены проставляются не только в поле Исходная цена, но и в поле Цена.

Скидки по позициям счета

Пусть постоянному клиенту магазина C&C Полозкову был первоначально сформирован счет СЧС000008 от 21 декабря 2006 года (рис. 6.8). Документ был автоматически заполнен продажными ценами (для данного МХ; Универсам – место резервирования товара).
При попытке сохранения документа ТС запросит согласия пользователя на выполнения перерасчета суммы счета с учетом скидок (Рисунок 51):

Рисунок 51 – Установка скидкок по позициям чека
В результате, они окажутся занесенными в спецификацию (Рисунок 52).
Таким образом, если первоначальная сумма счета составляла 21258,04 руб. то сумма счёта с учётом скидок по его позициям составила уже 20832,58 руб.

Рисунок 52 – Скидки по позициям чека

Установка скидки вручную

Ручной способ проставления скидки – это произвольное изменение цены любой строки спецификации, т.е. создание «персональной скидки» на товар. Для этого необходимо выбрать строку спецификации, снять флаг в поле Автоматическая скидка, а в поле Цена ввести новое значение цены на товар.

Реализован также пакетный режим проставления скидок в ручном режиме выбором функции Установить процент скидки, доступной для документов в статусе Черновик в режиме редактирования. При выборе этой функции всплывает окно диалога, в котором нужно проставить величину процента скидки (Рисунок 53):

Рисунок 53 – Установка процента скидки
Этот параметр будут применён только к тем строкам спецификации документа, в которых в параметре Авт. скидка флаг был снят.

Скидки по дисконтным картам

• Для этого необходимо выполнить следующие действия:
• Нажать кнопку
• В открывшемся окне нажать кнопку Добавить (Рисунок 54):

Рисунок 54 – Привязка дисконтной карты к счету (1)

• Выбрать тип дисконтной карты, нажать последовательно кнопки Обновить и ОК (Рисунок 55):

Рисунок 55 – Привязка дисконтной карты к счету (2)

• Выбранные дисконтные карты отобразятся в следующем окне (Рисунок 56):. Нажать кнопку ОК.

Рисунок 56 – Привязка дисконтной карты к счету (3)

Предел скидки

Значение поля спецификации Предел скидки, % (Рисунок 57) определяется по текущему значению предела скидки артикула, по минимальной разрешенной цене артикула, наличию флага Фиксированная цена и участием артикула в маркетинговой акции на карточке товара (см. Том 3).

Рисунок 57 – Предел скидки
Алгоритм расчета скидок учитывает значение её предела и не позволяет в результате расчета предоставить скидку больше разрешенной.
В диалоге истории применения скидок Журнал скидок показываются значения скидок, которые должны быть предоставлены клиенту в поле Скидка и фактически предоставленные сумма и процент скидки.

Фактическая сумма и процент скидки могут отличаться от исходного значения в связи с ограничениями пределов скидки, достижения нулевых или отрицательных сумм и округления цен и сумм в строке спецификации.
Для скидок, применяемых к сумме счета, расчет и распределение результирующего значения скидки по позициям производится после применения скидок по позициям счета. Если по каким-либо причинам скидка не может быть распределена на какую-либо позицию, например, на товары с фиксированной ценой, то она будет распределена на другие доступные позиции.

Автоматическое проставление скидки

В ТС реализовано два метода действия функции автоматического проставления скидки: последовательного и независимого (параллельного) применения всех зарегистрированных в системе скидок для данного артикула, включая скидки по списку дисконтных карт, указанных в заголовке документа, но исключая скидки по времени и сумме документа, поскольку понятие времени в документе не регистрируется.
Выбранный метод одинаков для всех строк документа, определяется в момент применения функции и сохраняется в заголовке документа. Для применения функции автоматического проставления скидки необходимо в любом режиме документа вызвать функцию Применить скидки.
В открывшемся окне необходимо выбрать алгоритм расчёта скидки/скидок (Рисунок 58).

Рисунок 58 – Функция «Применить скидки»
Для задания перечня видов скидок, которые могут быть применены в счете при автоматическом расчете скидок, используется справочник «Скидки в счете» (Рисунок 59):

Рисунок 59 – Справочник «Скидки в счете»
Справочник содержит полный перечень скидок, применяемых в счете, и позволяет отметить те скидки, которые будут применены в счете по умолчанию, а также установить порядок применения скидок в случае использования последовательного алгоритма применения скидок.
Список применяемых скидок и их порядок копируются в документ счет при его создании, но в дальнейшем могут быть изменены пользователем. Справочник служит не для ограничения прав пользователя на предоставление скидок в счете, а для обеспечения удобства процесса создания регулярного счета.
Алгоритм последовательного применения скидки подразумевает последовательный расчет скидки, начиная с базовой суммы строки спецификации, и, далее, на основании суммы, к которой уже применили скидку.
Скидки применяются в следующей последовательности:

• по количеству товара;
• по группе товара;
• на тип дисконтной карты (д/к);
• для д/к или для типа д/к для группы товаров.

Алгоритм независимого (параллельного) применения скидки рассчитывает величину скидки по каждому виду скидки всегда на основании базовой суммы строки спецификации.

В набор скидок, применимых в счете, вошли все варианты скидок, которые в текущей версии могут быть переданы кассе. Алгоритм применения скидок максимально приближен к тем алгоритмам, которые применяются кассовой программой. В диалог функции Применить скидки осуществляется выбор перечня типов скидки, которые будут участвовать в расчете, а также условия применимости скидок по флагу артикула Фиксированная цена и по признаку участия артикула в маркетинговой акции. По умолчанию флаги заполняются из системного справочника.
Управление перечнем скидок и флагами применимости скидок в текущей версии не ограничено специальными правами доступа.
После применения скидок перечень примененных скидок, алгоритм применения и детализация результата применения скидок сохраняются в документе в поле Скидка, % (Рисунок 60):

Рисунок 60 – Проставление скидок

Печать счёта

Для счета, оформленного в допол нительной валюте, можно выбрать валюту, в которой будет напечатан счет (Рисунок 61):

Рисунок 61 – Установка параметров печати счета
Опция в базовой валюте позволяет при печати счёта, оформленного в дополнительной валюте, получить суммы в базовой валюте. В этом случае информация о скидках по счёту недоступна. Скидки даются в валюте счёта и в базовую валюту не пересчитываются. Во всех остальных случаях работает опция «в валюте документа».
Пример печатной формы счета представлен на рисунке (Рисунок 62):

Рисунок 62 – Печатная форма счет

Экспорт документа «Счёт»

Составленный документ «Счет» может быть экспортирован при нажатии на кнопку Экспорт в иной документ, например, в расходную накладную (). По кнопке производится отбор уже созданных документов (только с заполнением их заголовка).

Рисунок 63 – Экспорт счета
Результат экспорта образована расходная накладная. В разделе Расходные накладные) можно сформировать счёт-фактуру (подробнее – см. Том 14).

Заказы от клиентов

Раздел Заказы от клиентов предназначен для регистрации документов заказа товаров (услуг), поступивших со стороны клиентов.
Функционально раздел совпадает с разделом Заказ поставщикам (см. Том 8) с учётом того, что заказ делается не контрагенту на поставку товара в торговую организацию, а от клиента на покупку товара в торговой организации. Атрибуты документов одинаковы (поле Поставщик служит для регистрации собственного контрагента).
Документ «Заказы от клиентов» имеет следующий вид (Рисунок 64):

Рисунок 64 – Документ «Заказы от клиентов»
Функциональные различия между документами:

1. Изменение статуса документа «Заказ от клиента» не влияет на состояние таблицы остатков, в отличие от документа «Заказ от поставщика», который влияет на количество товара ожидаемого к поставке. В случае заказа от клиента резервирование товара осуществляется документом «Счет», а заказ от клиента является только декларативным документом.
2. При отгрузке товара клиенту на основании заказа контроль соответствия количества и цен заказа и отгрузки не осуществляется.
3. Поле Затребованное количество, аналогичное полю Предложение заказа, доступно для редактирования и содержит количество товара, первоначально затребованное клиентом. Конечное значение количества заказа в документе может быть скорректировано с учетом возможностей текущих запасов и не обязательно окажется совпадающим с фактическим желанием клиента. Сохранение исходного требования клиента является необязательным и может быть полезно только в случае использования этой информации в маркетинговых целях.
4. Поле Артикул клиента, аналогичное полю Артикул поставщика, имеет ценность в случае, если преследуется цель получать заказ от организаций в терминах клиента.
5. № заказа – номер, который выдается клиенту при формировании спецификации заказа вне Торговой системы, например, при формировании заказа в интернет-магазине или при работе продавца-консультанта с программой ТСД «Супермаг Мобайл».

УКАЗАТЕЛЬ РАЗДЕЛОВ СИСТЕМЫ и документов