Разделение документооборота собственных контрагентов торговой организации.
Собственные контрагенты - это юридические и физические лица, которые входят в состав торговой организации, или составляют холдинг торговой организации, или выступают представителем торговой организации при общении с другими контрагентами и налоговыми органами. В торговой системе собственные контрагенты - это контрагенты, у которых установлен флаг «собственный контрагент» на закладе «Собственные контрагенты» раздела «Контрагенты».
В предыдущих версиях разделение движения товаров, относящихся к разным собственным контрагентам, происходило по косвенному признаку – по принадлежности места хранения собственному контрагенту. Одно место хранения могло принадлежать только одному контрагенту. Изменять принадлежность места хранения собственному контрагенту в этой схеме было нежелательно, так как в этом случае весь документооборот прежнего владельца становился документооборотом нового владельца.
В текущей версии создан набор функций и атрибутов документов движения товаров, которые позволяют установить прямое соответствие между движением товаров и собственными контрагентами. Это позволяет однозначно разделить весь документооборот между множеством собственных контрагентов, включая вариант, когда на территории одного магазина или склада функционирует несколько собственных контрагентов, и все они используют одни и те же ККМ для регистрации продаж товара.
В последнем случае для решения вопроса использования одной и той же кассы для реализации товаров, принадлежащих разным собственным контрагентам, используется предположение о делегировании права получения денежных средств за реализацию товаров и услуг от собственников товаров и услуг третьему лицу.
Поле «Собственный контрагент» в приходных и расходных накладных.
В приходные и расходные накладные добавлено поле «Собственный контрагент». Поле может не заполняться, тогда документы будут вести себя, как и ранее, то есть могут отделяться от других документов товародвижения только по косвенному признаку принадлежности места хранения контрагенту. При обновлении версии поле не заполняется.
Поле не требует заполнения, если торговая организация состоит из одного юридического или физического лица и не планирует создания холдинговой структуры.
В случае если торговая организация представлена несколькими собственными контрагентами, заполнение поля «Собственный контрагент» позволяет корректно решать вопросы учета первичных документов в бухгалтерском учете, отчетности и печати печатных форм документов.
Если поле «Собственный контрагент» заполнено, то его значение используется при создании финансовых обязательств и подставляется в диалог печати печатных форм документа. В диалоге печати документов, если выбрана опция «печать контрагента документа», кнопки выбора собственных контрагентов (для приходных накладных - это Плательщик и Грузополучатель, для расходных - Поставщик и Грузоотправитель) становятся неактивными, и в печатных формах печатается собственный контрагент из документа.
Если поле «Собственный контрагент» не заполнено, то при создании финансового обязательства, также как и в предыдущих версиях, в качестве собственного контрагента финансового обязательства будет проставлен собственный контрагент места хранения.
Поле «Собственный контрагент» добавлено в подробный фильтр отбора документов и в перечень доступных для показа полей таблицы заголовков отобранных документов.
При работе с собственными контрагентами необходимо учитывать, что накладные на перемещение, по-прежнему, не имеют отметок о принадлежности собственному контрагенту и корректное перемещение возможно только в пределах одного собственного контрагента. Использование накладной на перемещение для движения товаров между двумя собственными контрагентами приведет к некорректному делению движения товаров собственных контрагентов.
Разделние движения товаров места хранения между несколькими собственными контрагентами.
Добавление собственного контрагента в приходные и расходные накладные недостаточно для полного контроля движения товаров собственных контрагентов, если в месте хранения функционирует несколько собственных контрагентов и место хранения осуществляет продажу товаров и услуг с использованием ККМ. ККМ не возвращает отметки о принадлежности проданных товаров тому или иному собственному контрагенту и в информации, приходящей в Торговую систему от ККМ, в одном и том же чеке может присутствовать товар разных собственных контрагентов.
Для того чтобы определить принадлежности товаров, проданных покупателю или возвращенных от покупателя с использованием ККМ, в Торговой системе используется заранее определенное отношение между собственным контрагентом и перечнем групп товаров, которыми собственный контрагент оперирует в месте хранения и которые соответствуют перечню товаров в лицензии собственного контрагента. Для того чтобы однозначно определить принадлежность товара, проданного с использованием ККМ, тому или иному собственному контрагенту, группы товаров нескольких собственных контрагентов для одного и того же места хранения не должны пересекаться.
Для разделения кассовой реализации по нескольким собственным контрагентам в Торговую систему внесены следующие изменения:
В разделе «Контрагенты» на закладке «Собственные контрагенты» снят контроль однозначного соответствия места хранения и контрагента. Теперь разные собственные контрагенты могут владеть одним и тем же местом хранения. В разделе «Склады и магазины» создана новая закладка «Собственные контрагенты», где для справки показывается список всех собственных контрагентов текущего места хранения и принадлежащие им группы товаров. В этом же разделе на закладке «Общие» убрано поле с именем собственного контрагента.
Внимание! В предыдущих версиях однозначность соответствия собственного контрагента и места хранения использовалось в ряде пользовательских отчетов для косвенного определения принадлежности тех или иных накладных собственным контрагентам. Если в перечень владельцев места хранения включить более одного собственного контрагента, такие отчеты будут работать неверно или будут завершаться с ошибкой. Также, в случае наличия более одного собственного контрагента у места хранения невозможно автоматически определять собственного контрагента при создании финансового обязательства накладной, если собственный контрагент отсутствует в накладной.
В разделе «Контрагенты» на закладке «Собств. контрагент» в таблицу мест хранений контрагента добавлено поле «Группы товаров», где задается перечень групп товаров, принадлежащих данному контрагенту в данном месте хранения. Для корректного задания групп товаров собственным контрагентам желательно, чтобы классификатор товаров был построен по принципу классификатора категорий товаров.
Если одному месту хранений назначается более одного собственного контрагента, то для этих контрагентов обязательно должны быть определены группы товаров, которые принадлежат им в этом месте хранения.
При сохранении данных собственного контрагента проверяется, что для данного места хранения нет групп товаров, которые бы принадлежали нескольким собственным контрагентам места хранения.
Если собственный контрагент у места хранения единственный и для него не задано ни одной группы товаров, то считается, что ему принадлежит весь товар места хранения.
Функции проверки для контроля корректности документов собственных контрагентов.
Для тех случаев, когда необходимо гарантировать заполнение поля «Собственный контрагент» в приходных и расходных накладных, создана функция проверки 200 «Обязательное наличие собственного контрагента в накладных». По умолчанию функция установлена в режим «Запрет».
Внесены изменения в функцию проверки 142 «Контроль номенклатуры места хранения в документах». Функция теперь действует на заказы от клиентов и контракты с клиентами. В проверке 142 дополнительно проверяется, что спецификация документа соответствует группам товаров собственного контрагента документа. Если собственному контрагенту не назначена ни одна группа товаров для места хранения документа, то считается, что ему разрешены все товары в данном месте хранения. Для документов с заполненным полем «Собственный контрагент» дополнительно проверяется, что если у места хранения более одного собственного контрагента, то каждому из них должны быть назначены группы товаров.
В функции проверки 23 «Обязательное наличие контрагента при статусе отличном от "Черновик"» не проверяется обязательность наличия собственного контрагента в приходных и расходных накладных, но если собственный контрагент в документе задан, то теперь проверяется, что он не совпадает с внешним контрагентом документа. Исключением составляют документы с операциями «Инвентаризация излишков», «Инвентаризация недостачи», «Списание брака».
- Обязательное наличие собственного контрагента в накладных
Проверка срабатывает, если в документе не задан собственный контрагент.
- Контроль номенклатуры места хранения в документах
Проверка срабатывает при выполнении одного из следующих условий:
- в документе указан собственный контрагент, а для места хранения документа задано несколько собственных контрагентов, одному из которых не назначена ни одна группа классификатора товаров;
- в документе указан собственный контрагент, а документ содержит артикулы, не входящие в группы классификатора товаров, назначенные данному контрагенту для места хранения документа;
- документ содержит артикулы, не входящие в номенклатуры склада данного места хранения.
Для контрактов с поставщиками проверка выполняется только для мест поставки.
- Обязательное наличие контрагента при статусе отличном от "Черновик"
Проверка срабатывает при выполнении одного из следующих условий:
- в документе не задан внешний контрагент;
- в документе, если это не приходная / расходная накладная, не задан собственный контрагент;
- в документе, если это не "Инвентаризация излишков", "Инвентаризация недостачи" или "Списание брака", внешний и собственный контрагенты совпадают.
Функция проверки 142 «Контроль номенклатуры места хранения в документах» разделена на две функции: 142 «Контроль номенклатуры места хранения в документах» и 140 «Контроль номенклатуры собственного контрагента в документах».
В функцию проверки 140 вынесены следующие условия проверки документов, в которых имеется собственный контрагент:
- для места хранения документа задано несколько собственных контрагентов, одному из которых не назначена ни одна группа классификатора товаров;
- документ содержит артикулы, не входящие в группы классификатора товаров, назначенные данному контрагенту для места хранения документа.
Для спецификаций поставок проверка выполняется только для мест поставки.
Функция проверки 142 теперь проверяет следующее условие:
- документ содержит артикулы, не входящие в номенклатуры склада места хранения документа.
Для спецификаций поставок проверка выполняется только для мест поставки.
Создана функция проверки 203 «Собственный контрагент документа не является собственным контрагентом места хранения документа». По умолчанию функция имеет режим работы «Предупреждение». Проверка срабатывает, если в документе указан собственный контрагент, но он не является собственным контрагентом места хранения документа.
Создание кассового документа для нескольких собственных контрагентов.
В спецификацию собственного контрагента добавлено поле «Собственный контрагент» для идентификации принадлежности артикула кассовой реализации собственному контрагенту.
При обновлении версии поле оставляется не заполненным.
При создании кассового документа, если месту хранения назначен один или несколько собственных контрагентов, для каждого артикула, который помещается в спецификацию кассового документа, определяется собственный контрагент. Если в процессе определения собственного контрагента для артикула выясняется, что артикул не принадлежит ни одному собственному контрагенту или принадлежит более чем одному собственному контрагенту, то соответствующее поле спецификации не заполняется. При анализе принадлежности артикула собственному контрагенту, если месту хранения назначен один собственный контрагент и ему не назначено ни одной номенклатуры, считается, что ему принадлежат все артикулы места хранения.
Если артикул чека оказывается составным, то есть является набором или размером и т.д., то все позиции спецификации кассового документа, которые будут созданы при обработке такой записи чека, будут отнесены к контрагенту, которому принадлежит артикул чека, даже если его базовые артикулы принадлежат другим контрагентам.
При создании спецификации кассового документа реализован принцип «схлопывания» артикулов типа «размер» для одного базового артикула с одинаковой ценой в одну строку спецификации. В этом случае если артикулы разных «размеров» будут принадлежать разным собственным контрагентам, то собственный контрагент позиции спецификации будет определен по первому попавшемуся артикулу чека типа «размер».
Отнесение результатов инвентаризации собственным контрагентам.
В документах «Инвентаризационная опись» и «Сличительная ведомость» поле «Контрагент» получило название «Собственный контрагент», что в большей мере соответствует назначению поля.
Для контроля заполнения поля «Собственный контрагент» оба типа документов добавлены в перечень проверяемых документов функции проверки 142 «Контроль номенклатуры места хранения в документах».
При создании приходных и расходных накладных на основании «Сличительной ведомости» значение поля «Собственный контрагент» переносится в соответствующее поле накладной.
В тех случаях, когда место хранения разделено между несколькими собственными контрагентами инвентаризация может проводиться, как по товарам собственных контрагентов, то есть по списку товаров из групп классификаторов, принадлежащих собственным контрагентам, так и третьим контрагентом, действующим по поручению собственных контрагентов по всем товарам, имеющимся в торговом зале.
Последний вариант является предпочтительным с точки зрения минимизации ошибок персонала и времени для выполнения работы.
В случае, когда инвентаризация производится третьим контрагентом, результатом инвентаризации являются приходная и расходная накладная с общим списком товаров места хранения. Для разделения накладных по товарам собственных контрагентов места хранения создана функция «Разделить по собственным контрагентам …». Функция активна в режиме редактирования накладной со статусом «Черновик».
Функция создает новые документы с простановкой собственного контрагента и помещает в документ артикулы, принадлежащие собственному контрагенту. Если обнаружится, что часть артикулов исходного документа не принадлежит ни одному собственному контрагенту, строки с такими артикулами будут скопированы в отдельный документ без указания собственного контрагента. Функция позволяет опционально удалить исходную накладную.
При создании новых документов функция копирует из исходного документа его общие основания, что в случае создания исходного документа на основании сличительной ведомости позволяет сохранить связь между сличительной ведомостью и накладными собственных контрагентов. См. кнопки «Излишки» и «Недостача» в интерфейсе документа «Сличительная ведомость».
Экспорт в бухгалтерию.
В разделе «Экспорт» в типе экспорта «Документы/проводки» добавлены поля «Собственный контрагент. Код» и «Собственный контрагент. Название».
При экспорте данных из оперативной базы в эти поля выгружается собственный контрагент из заголовков документов или, для кассовых документов, из спецификации документа. При выгрузке сумм кассовых документов одновременно с выводом собственного контрагента для вывода суммы документа нельзя использовать сумму из заголовка документа и надо всегда использовать сумму сумм позиций строк спецификации.
При работе с аналитической базой данных в качестве источника информации, поле «Собственный контрагент» не может использоваться из-за отсутствия соответствующей информации в таблицах аналитической базы данных.
В фильтр типа экспорта добавлено поле «Собственный контрагент». Если поле заполнено, его значение буде влиять на отбор платежных документов всегда, а на отбор прочих документов при экспорте данных из оперативных таблиц базы данных. Сейчас этот фильтр оказывает влияние только на работу типа экспорта «Документы/проводки».
Генерация заказов. Собственный контрагент.
В административном модуле в разделе «База данных» на закладке «Конфигурация» в группу данных «Заказы поставщику» добавлен флаг «При генерации заказов брать собственного контрагента из настроек места хранения заказа». По умолчанию флаг не установлен.
Если флаг установлен, то в заказы поставщику, созданные в ходе работы алгоритма автоматической генерации заказа и процессом «Формирование пакета заказов на базе контракта», в качестве собственного контрагента будет проставлен собственный контрагент места хранения, в которое будет осуществлена поставка по заказу. Если месту хранения назначено несколько собственных контрагентов, заказ поставщику будет разделен на несколько заказов в соответствии со списками товаров, относящихся к тому или иному собственному контрагенту. Если месту хранения не назначен ни один собственный контрагент, то он будет взят из контракта с поставщиком, на основании которого создается заказ.
Если флаг не установлен, то собственный контрагент будет браться из контракта с поставщиком, на основании которого создается заказ.