Монитор касс
В разделе Монитор касс отображается информация о наличие связи с кассами, имена кассиров, которые зарегистрированы на кассах (т.е. выполнили вход на кассу), а также суммы в денежных ящиках касс. При необходимости, из этого раздела можно отослать сообщение кассирам непосредственно на мониторы касс. Отсюда же можно закрыть смену на кассе (получить Z-отчет), но только если с кассой есть связь и на ней не зарегистрирован кассир. Смена будет закрыта от имени кассира, который был последним зарегистрированным на кассе.
Описанные выше функции доступны в разделе Работа магазина – Операционный день – Монитор касс (вкладка слева):
Кнопка Отправить сообщение позволяет отправлять уведомления на кассы находящиеся в режиме On-line. Для этого необходимо выбрать в общем списке кассу, которой будет послано сообщение:
Выбрав кассу, нужно нажать кнопку Отправить сообщение. Откроется окно для ввода текста сообщения, которое будет передано кассиру:
По окончании ввода текста, следует нажать кнопку Отправить.
Кнопка Закрыть смену позволяет закрыть смену, если на кассе не зарегистрирован кассир. В результате закрытия смены, запись о ней автоматически сформируется в разделе Работа магазина – Операционный день – Список закрытых смен (вкладка слева).
При нажатии на кнопку Список смен будет выполнен переход к разделу Работа магазина – Операционный день – Список закрытых смен (вкладка слева).
Список закрытых смен
В разделе Работа магазина – Операционный день – Список закрытых смен (вкладка слева) можно просмотреть информацию о закрытых сменах. При закрытии смены на кассе запись о ней появляется в данном разделе. Именно в этот момент смена автоматически относится к тому или иному операционному дню.
Интерфейс списка смен имеет следующий вид:
Чтобы увидеть данные о смене, нужно кликнуть по строке с записью о ней в общем списке. Откроется следующее окно:
Запись о смене содержит в себе информацию о выручке (по видам оплаты), а также о количестве чеков на продажу и чеков на возврат. Запись содержит два набора данных: первый формируется на основе информации, хранящейся в базе данных УКМ 4, а второй формируется на основе данных из памяти фискального регистратора.
Задачей старшего кассира является ввод вручную значения накопительного счетчика фискального регистратора на начало смены непосредственно с бумажного Z-отчета (поле НАРАСТАЮЩИЙ ИТОГ). Именно это значение будет использоваться в дальнейшем в отчетах.
После ввода значения накопительного счетчика, старший кассир должен проверить соответствие значений за смену по данным фискального регистратора и по данным УКМ 4 и, если они совпадают, отметить смену меткой Проверена (нажав соответствующую кнопку). При этом автоматически распечатаются печатные формы Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3).
Упешная установка метки Проверена возможна только при выполнении следующих условий:
- суммы выручки по средствам оплаты по данным кассовой программы и по данным фискального регистратора должны совпадать;
- количество чеков по данным кассовой программы и по данным фискального регистратора должны совпадать.
Примечание. Для смены в статусе Открыта/корректируется метка Проверена может быть снята.
Если одно из этих условий не выполняется, то на экран выводится соответствующее предупреждение. Строки с отличающимися значениями в полях по данным кассовой программы и по данным фискального регистратора выделяются цветом. Если старший кассир все-таки решает продолжить операцию, то отметка Проверена устанавливается, но при этом смена автоматически помечается в статусе Проблемная. Данный статус не влияет на дальнейшую обработку информации по смене, но является сигналом для технической службы о необходимости уделить внимание данной смене в дальнейшем. Снять отметку Проблемная можно только при наличии соответствующих прав. Решение о снятии отметки принимают сотрудники технической службы, в зависимости от проведенных ими мероприятий по выяснению/устранению причин расхождений:
На этом работа старшего кассира с одной сменой заканчивается.
Возникновение нештатных ситуаций
В кассовой программе УКМ 4 могут возникнут следующие нештатные ситуации:
1. Несоответствие информации о смене по данным УКМ 4 и по данным фискального регистратора.
Во-первых, старший кассир должен связаться с технической службой и сообщить о проблеме. Необходимо вменить в обязанность старшему кассиру вносить дополнительную информацию в качестве комментария для проблемной смены, которая может помочь в дальнейшем в решении проблемы (сбои в работе кассы, выключение электричества и т.д.). Технические службы имеют средства для внесения изменений в базу данных УКМ 4 с целью приведения в соответствие данных базы УКМ 4 и данных фискального регистратора.
Во-вторых, смены с несоответствием данных автоматически помечаются как проблемные. Данная отметка никак не влияет на дальнейшую работу старшего кассира с такой сменой, однако позволяет техническим службам в дальнейшем выделять аналогичные смены. Снять со смены отметку Проблемная можно только при наличии соответствующих прав.
2. Что делать, если в списке смен есть запись, которая была закрыта на кассе в другой день (т.е. операционный день, соответствующий дате закрытия смены на кассе, и операционный день, назначенный в списке смен, не совпадают)? Данная ситуация возможна, если в предыдущие дни касса была неисправна (или с ней отсутствовала связь) и информация о закрытии смены «пришла» на кассовый сервер только сегодня.
Во-первых, чтобы привлечь внимание к таким сменам, они выделяются в списке.
Во-вторых, такие смены можно «перенести» в другой операционный день, но для этого надо иметь соответствующие права. Также необходимо, чтобы операционный день, в который надо перенести смену, находился в статусе «коррекция».
Операционные дни
В данном разделе описывается настройка операционного дня.
Операционный день – это отчетный период магазина, который заканчивается подготовкой фискальной отчетности о работе ККМ, а также подготовкой информации для учетных систем.
Операционный день характеризуется учетной датой (наличие нескольких операционных дней с одной учетной датой исключено). Каждый документ «смена ККМ» и документ в главной кассе должны быть привязаны к какому-либо операционному дню, которая осуществляется путем указания в нем учетной даты соответствующего операционного дня.
Время окончания операционного дня для каждого магазина указывается в его параметрах. Документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания, но она в документах может быть изменена вручную.
Задачей старшего кассира магазина является подготовка отчетности о работе ККМ за текущий операционный день (КМ7, КМ6 и КМ3) и об операциях с наличными денежными средствами (журнал ведения главной кассы, вкладной лист кассовой книги, отчет ДДС).
После получение необходимых отчетов операционный день помечается как закрытый. Внести изменения в закрытый операционный день можно только при наличии соответствующих прав.
Для закрытия операционного дня старший кассир должен выполнить следующие шаги:
- проверить список документов «смены ККМ», которые были автоматически привязаны к закрываемому операционному дню. Если какие-то смены были привязаны неправильно, то изменить привязку.
- проверить каждый документ о смене на ККМ (суммы выручки, чеки на возврат). Для проверенных записей установить признак «проверена» (при этом автоматически распечатаются формы КМ6 и КМ3 для данной смены).
- в главной кассе при необходимости создать (и напечатать) недостающие документы или удалить ошибочно созданные для данного операционного дня.
- закрыть операционный день. Операционный день будет закрыт, если все смены ККМ привязанные к операционному дню имеют признак «проверена», и если баланс главной кассы на конец операционного дня неотрицателен. При этом автоматически печатаются КМ7, «журнал операций», «лист кассовой книги» и отчет ДДС.
Операционный день не может быть закрыт, если не закрыт предыдущий операционный день.
Внесение изменений в закрытый операционный день (возможно только при наличии у пользователя соответствующих прав):
- найти в архиве операционных дней соответствующую запись и перевести ее в статус «коррекция». Автоматически в статус «коррекция» будут переведены все последующие операционные дни.
- изменить список смен ККМ и/или добавить/удалить документы в главной кассе. Перенос документа «смена ККМ» из одного операционного дня в другой требует, чтобы соответствующие операционные дни были в статусе «открыт» или «коррекция».
- закрыть операционный день.
- если было открыто для коррекции несколько операционных дней, то пользователь должен последовательно закрыть каждый из них.
Удаление операционного дня (возможно только при наличии у пользователя соответствующих прав):
- запись об операционном дне может быть удалена, если он имеет статус «открыт» или «коррекция» и к нему не привязано ни одного документа главной кассы и ни одного документа «смена ККМ».
Работа с операционными днями
В разделе представлен список операционных дней, которые есть на данный момент. Здесь же есть возможность создавать новые операционные дни, редактировать их, а также можно по ссылкам переходить к кассовым документам:
Для просмотра смен по выбранному операционному дню необходимо воспользоваться пиктограммой 
.
Для просмотра кассовых документов по выбранному операционному дню необходимо воспользоваться пиктограммой 
.
Документ в статусе "Новый" можно удалить с помощью пиктограммы 
.
Создание операционного дня
Запись о новом операционном дне появляется тогда, когда первый раз в списке текущих смен дается команда закрытия смены или в главной кассе даётся команда «закрыть день». В этот момент создается запись о новом операционном дне, также в УКМ 4 существует возможность ручного создания операционного дня.
Создание операционного дня осуществляется в разделе "Работа магазина/Операционный день/Операционные дни" по пиктограмме 
. Откроется окно:
В поле "Дата операционного дня" устанавливается необходимое значение, после этого нажимается кнопка "Создать". Созданный операционный день появится в списке операционных дней в статусе "Новый":
Закрытие операционного дня
Закрытие операционного дня представляется собой «подпись», которой старший кассир удостоверяет, что он подготовил (проверил) отчетность для ККМ, получил наличную выручку от линейных кассиров и сдал ее инкассаторам.
Операция закрытия операционного дня происходит в списке операционных дней. При ее выполнении система проверяет:
- закрыты ли смены на всех кассах;
- все ли смены, относящиеся к данному операционному дню, имеют отметку «проверена» (а это означает в том числе, что для них распечатаны формы КМ3 и КМ6);
- не отрицательный ли остаток в главной кассе.
Если все эти условия выполнены, то операционный день помечается как «закрытый» и для него автоматически распечатываются КМ-7, Вкладной лист кассовой книги и отчет о движении денежных средств (и/или другие отчетные формы, в соответствие с настройками).
Если в данном операционном дне есть необработанные/незавершенные задания на прием и/или возврат товара, то УКМ 4 выдаст соответствующее предупреждение:
Пользователь может отказаться от закрытия операционного дня, нажав кнопку "Нет" и перейти к обработке заданий. В случае необходимости закрыть операционный день с текущими заданиями нужно подтвердить свои действия, нажав кнопку "Да".
Чтобы закрыть операционный день необходимо кликнуть левой кнопкой мыши на его статус и в открывшемся окне подтвердить свои действия.
Коррекция операционного дня
Для внесения изменений в закрытый операционный день пользователь должен перевести его в статус «коррекция», для этого пользователь должен иметь соответствующие права ("Администрирование/Сервер/Должности" закладка "Операционный день" параметр "Коррекция закрытого дня").
Пользователь может вносить такие же изменения в корректируемый операционный день, как и при его создании, т.е. для документов «смена ККМ» изменять сумму накопительного счетчика, «привязывать» к корректируемому операционному дню документы «смена ККМ», «отвязывать» смены ККМ от операционного дня, добавлять/удалять документы в главной кассе.
Коррекция завершается операцией «закрыть операционный день».
Так как характер изменений сделанных в операционном дне может быть разным, то по операции «закрыть день» для операционных дней в режиме «коррекция» никаких автоматических действий не производится. Распечатка документов производится вручную (т.е. по команде пользователя), аналогично, вручную производится выгрузка информации в учетные системы.
Нештатные ситуации
1. Несколько дней кассовый сервер был недоступен для старших кассиров или они несколько дней не обрабатывали информацию по сменам и в главной кассе. В этом случае записи об операционных днях будут созданы автоматически (но все они будут в статусе «новый»), к ним будут привязаны записи о сменах и об операциях внесения/изъятия на кассах. Соответственно, старшему кассиру необходимо будет последовательно для каждого дня выполнить проверку смен, ПКО/РКО и закрыть операционные дни.
2. Кассовый сервер был выключен несколько дней.
При включении кассового сервера он автоматически получит все ранее не полученные записи о закрытых сменах и ПКО/РКО в главной кассе, но все они будет «привязаны» к текущему операционному дню. Необходимо вручную создать записи о пропущенных операционных днях и перенести в них соответствующие смены и документы, ориентируясь при этом на номера смен и касс.