Главная касса – инструмент для регистрирования операций кассового прихода, расхода и перевода в УКМ 4. Регистрация операций в главной кассе производится с помощью документов, в которых указываются дата операции, сумма операции, тип операции и дополнительные необязательные атрибуты.
Чтобы начать регистрировать в операции в системе главной кассы УКМ 4, необходимо выполнить ряд описанных ниже настроек в разделе Главная касса интерфейса сервера УКМ 4:
1. Настройка счетов
Для
Отслеживание денежных средств в рамках магазина реализуется с помощью механизма счетов, который подобен банковским счетам.
Для каждого средства оплаты, которое было создано в УКМ, может быть создан отдельный счет гл.кассы, отражающий движение средств оплаты данного типа.
В настоящий момент проработан механизм работы с наличными денежными средствами. Для других средств оплаты могут потребоваться другие правила, для реализации которых потребуются доработки.
В УКМ 4 введено понятие «кассовой книги». Ее не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией приходных/расходных кассовых ордеров и вкладных листов кассовой книги.
Документ главной кассы может иметь 3 статуса («новый», «проведен», «удален»). Документ в статусе «новый» не оказывает влияния на баланс главной кассы, он может быть бесследно удален из системы. Документ в статусе «проведен» оказывает влияние на баланс. При наличии соответствующих прав документ в статусе «проведен» может быть переведен в статус «удален», в этом случае, документ не влияет на баланс, но он остается в системе в качестве «истории» с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы документы в статусе «удален» не участвуют.
Кассовая книга создается вручную в момент ввода в эксплуатацию функциональности главной кассы, в ней указываются номера приходных/расходных кассовых ордеров и номер вкладного листа кассовой книги, с которых начнется работа главной кассы. В дальнейшем новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года и нумерация документов будет начинаться заново.
По фактам операций внесения и изъятия на ККМ в главной кассе автоматически создаются документы (ПКО/РКО) с операциями определенного типа (типы операций указываются в настройках).
ПКО и РКО имеют раздельную нумерацию. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, также как и для двух последовательных закрытых операционных дней. Номера удаленных документов не учитываются.
Данная функциональность расположена в разделе веб-интерфейса "Работа магазина/Главная касса" и разделен по соответствующим группам.
Журнал операций
Раздела предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассу:
Чтобы создать кассовый документ необходимо воспользоваться пиктограммой 
. Откроется окно:
Документы автоматически получают номера (нумерация приходных и расходных ордеров раздельная). Каждый документ автоматически относится к тому или иному операционному дню в момент его создания. Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов входящих в состав операционного дня в статусе «открыт» или «корректируется» дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную (поле "сменить на").
После заполнения всех необходимых атрибутов кассового документа необходимо нажать кнопку:
- "Сохранить" - в этом случае документ будет создан в статусе "новый" и в списке документов будет отражен на желтом фоне (чтобы перевести его в статус "проведен" необходимо кликнуть на него левой кнопкой мыши и в открывшемся окне нажать кнопку "Активировать");
- "Сохранить и активировать" - в этом случае документ будет создан в статусе "проведен":
Нештатные ситуации
1. Ошибка в документе. Если документ находится в отрытом или корректируемом операционном дне, то в документе можно изменить все его атрибуты за исключением суммы и операции. Если в документе была введена неверная сумма или была использована неправильная операция, то документ можно удалить (при наличии соответствующих прав) и ввести заново с правильными атрибутами. При этом удаленный документ остается в базе данных программы и в нем фиксируется кто и когда его удалил. В отчетах документ не учитывается.
2. Необходимость переноса документа в другой операционный день. Для этого первоначально переводят соответствующий операционный день в режим коррекции. Затем в операционном дне, куда будет перенесен документ, нужно выбрать запись, перед которой будет находиться переносимый документ и запомнить ее номер. Далее вернуться к документу, который надо перенести и указать для него запомненный номер. В результате переносимый документ получит новый номер и, в соответствие с этим номером, он будет отнесен к новому операционному дню, а все существовавшие ранее документы будут перенумерованы.
Справочник операций
В данном разделе представлен справочник типов счетов, на узлах которого можно создавать дочерние подузлы, на которых организуются непосредственно списки типовых операций со счетами главной кассы.
Счета главной кассы используются для проведения различных операций (инкассация, эквайринг и др.):
В данном разделе выполняются следующие действия с данными счетами:
С помощью пиктограммы 
осуществляется добавление новых типов счетов и операций для них;
С помощью пиктограммы 
осуществляется открытие окна, в котором можно задать характеристики для типов счетов и операций;
С помощью пиктограммы 
осуществляется отбор записей по определенным параметрам;
С помощью пиктограммы 
осуществляется удаление типов счетов и операций для них.
Добавление нового типа счета
После нажатия пиктограммы 
в строке добавления счета (выделена бежевым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа счета.
Тип операции - состоит из трёх секций, в первой и третьей вводится префикс и суффикс, в среднем поле может быть указан номер документа, начиная с которого программа будет их присваивать автоматически.
После заполнения параметров необходимо нажать кнопку "Сохранить".
Добавление нового типа операции
Для созданного типа счета создается новый тип операции с помощью пиктограммы 
в строке добавления операции (выделена голубым цветом) в правой части окна появятся поля:
В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа операции.
При включенном флаге "Архивная" нельзя будет создавать ПКО и РКО с добавляемым типом операции.
В поле "Тип операции" выбор алгоритма начисления на счет:
Приход - увеличение остатка на счете;
Расход - уменьшение остатка на счете;
Если установить тип операции "Приход" или "Расход", то будут доступны поля:
Перевод - перевод средств с одного счета на другой одной транзакцией. При добавлении данного типа операции в параметрах дополнительно появится поле "Перевод средств на счета типа". Здесь необходимо выбрать счет, на который будет осуществляться перевод:
Кнопки 
, служат для изменения последовательности представления полей в экранной форме документа.
Исключение поля из шаблона производится снятием соответствующей отметки с флагового окна в секции "Дополнительные поля в документах".
Кассовые книги
В данном разделе веб-интерфейса создается кассовая книга, которая позволяет следить за нумерацией кассовых документов:
Чтобы добавить кассовую книгу необходимо воспользоваться пиктограммой 
. Откроется окно:
В окне указываются номера приходных/расходных кассовых ордеров и номер вкладного листа кассовой книги, с которых начнется работа главной кассы. В дальнейшем новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года и нумерация документов будет начинаться заново.
Примечание:
В качестве даты можно указать текущую дату, тогда запись о новой кассовой книге будет создана 1 января следующего года.
Для сохранения данных необходимо нажать кнопку "Создать".
Настройка счетов
Чтобы корректно осуществлять операции внесения/изъятия по счетам ГК необходимо осуществить настройки в данном разделе веб-интерфейса "Работа магазина/Главная касса/Настройка счетов":
При добавлении счетов ГК по операциям внесения/изъятия (для всех магазинов сети) заполняются следующие поля:
Автоматическое создание ПКО на сумму выручки (будет использоваться операция прихода со свойством NALINCOME) - при включенном флаге в конце дня будет автоматически создаваться один документ с общей суммой по операциям прихода и расхода;
*Для операции «изъятия» (из POS-терминала в ГК) средств / Для операции «внесения» (на POS-терминал) средств – значение выбирается из списка, сформированного ранее (см.раздел "Справочник операций"). По умолчанию список состоит из одной позиции-строки; соответственно, «Изъятие ККМ» и «Внесение ККМ»;
*При изъятии из кассы (POS-терминала)/Внесении в кассу (в POS-терминал) – предлагается определиться с выбором значения-действия из списка:
- Не создавать кассовый документ – ни для операции «изъятие», ни для операции «внесение» денег в денежные ящики на POS-терминалах магазина никакие документы в ГК автоматически формироваться не будут;
- Создавать кассовый документ – при исполнении операции «изъятие», и при исполнении операции «внесение» на POS-терминалах магазина, в ГК будут автоматически формироваться проекты документов, поименованные в первых двух полях настройки, то есть «приходный кассовый ордер (ПКО)» и «расходный кассовый ордер (РКО)»; однако записи о данных документах не будут вноситься в Кассовую книгу. Для учета ПКО/РКО в Кассовой книге необходимо выполнить операцию их активирования по одноименной кнопке в интерфейсе раздела;
- Создавать и проводить кассовый документ – тоже, что и предыдущий пункт, но с той разницей, что операция записи сформированных проектов документов в БД будет продолжена их автоматической активацией, то есть помещением записи о документе в Кассовую книгу магазина.
Далее необходимо перейти к счетам главной кассы. Для этого необходимо воспользоваться пиктограммой 
, расположенной справа от поля. Откроется окно параметров главной кассы:
Заполните следующие поля:
Магазин - в выпадающем списке выбирается магазин;
Средство оплаты - необходимое средство оплаты из существующих;
Номер счета - в данном поле отображаются значения выбранные в предыдущих полях, но предоставляется возможность скорректировать, если необходимо, наименование счета.
Для сохранения настроек нажмите пиктограмму 
. Добавленный счет отобразится в списке:
Примечание:
Добавленный счет можно закрыть воспользовавшись пиктограммой 
. При этом появится дополнительная секция управления:
Чтобы закрыть счет необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав пиктограмму 
.
Чтобы отказаться от закрытия счета необходимо воспользоваться пиктограммой 
Если счет закрыт, то слева от него появится отметка 
с информацией о дате закрытия. При этом данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись пиктограммой 
.
Левым кликом по наименованию счета ГК производится переход в окно формирования документов кассовых документов (см. раздел "Журнал операций").