Главная касса

Главная касса – инструмент для регистрирования в УКМ 4 операций кассового прихода, расхода и перевода денежных средств. Данная регистрация производится путем создания в главной кассе документов (приходных и расходных кассовых ордеров) по факту совершенных внесений/изъятий/переводов средств, выполняемых на ККМ. В этих документах отражены дата операции, сумма операции, тип операции и дополнительные необязательные атрибуты.

Чтобы начать регистрировать в операции в системе главной кассы УКМ 4, необходимо выполнить ряд описанных ниже настроек в разделе Главная касса интерфейса сервера УКМ 4:

1. Настройка счетов

Отслеживание денежных средств в рамках магазина реализуется с помощью механизма счетов, который подобен банковским счетам.

Для каждого средства оплаты, которое было создано в УКМ 4, может быть создан отдельный счет главной кассы, отражающий движение средств оплаты данного типа.

В настоящий момент проработан механизм работы с наличными денежными средствами. Для других средств оплаты могут потребоваться другие правила, для реализации которых потребуются доработки.

Настройка счетов выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:

При выборе опции Автоматическое создание ПКО на сумму выручки в конце операционного дня в главной кассе будет автоматически создаваться один документ с общей суммой по операциям прихода и расхода. При этом, каждая операция внесения/изъятия, производимая на кассе в течение операционного дня, никак не будет отображаться в главной кассе. 

Значения для полей Для операции "изъятия" создавать документы и Для операции "внесения" создавать документы выбираются из списка, сформированного ранее в разделе Справочник операций. Здесь для каждой операции выбирается название, под которым она будет зафиксирована в главной кассе.

В полях При изъятии из кассы и При внесении в кассу доступен выбор из трех опций:

      Не создавать кассовый документ – если данная настройка активирована, то главная касса будет по умолчанию игнорировать операции изъятия и внесения, производимые на кассе. Документы об этих операциях можно будет создавать только вручную на сервере УКМ 4.  

      Создавать кассовый документ – при выборе данной опции, всякая операция внесения или изъятия средств, производимая на кассе, будет автоматически сопровождаться созданием черновика документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в главной кассе. В рамках открытой смены (или операционного дня?) черновик можно будет отредактировать, изменив некоторые содержащиеся в нем данные, и (при необходимости) активировать, после чего кассовая проводка по данному документу уже будет считаться выполненной, а сам документ переместится под уместным порядковым номером в кассовую книгу главной кассы. 

      Создавать и проводить кассовый документ – опция обеспечивает автоматическое сопровождение операций внесения и изъятия созданием документа соответствующего типа (Изъятие ККМ/Внесение ККМ) в главной кассе и его немедленной активацией.

По окончании настроек счетов, обязательно сохраните все параметры:

Ввиду того, что текущий функционал главной кассы поддерживает только операции с наличными, функционал раздела Счета главной кассы временно недоступен. ЗАКРЫТЬ СЧЕТ\УДАЛИТЬ СЧЕТ

2. Кассовые книги

Понятие «кассовая книга» в УКМ 4 не следует рассматривать как электронный вариант бумажной кассовой книги, это только инструмент для управления нумерацией документов о приходе и расходе денежных средств на кассе. 

Кассовая книга УКМ 4 выполняется в одноименной вкладке раздела Главная касса на сервере УКМ 4:

Кассовая книга в УКМ 4 создается вручную в момент ввода в эксплуатацию главной кассы. В этот момент в кассовой книге указывается номер вкладного листа книги, с которого начнется работа главной кассы (поле Нумерацию начинать с).  В дальнейшем, новая кассовая книга будет создаваться автоматически в начале каждого года (или в указанную в поле Каждый год начиная с дату), и нумерация документов будет начинаться заново. 

Более тонкие настройки нумерации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых номеров (РКО) можно выполнить, воспользовавшись кнопкой  для создания новой кассовой книги:

Справочник операций

Во вкладке Справочник операций раздела Главная касса отображается и настраивается структура документов, сопровождающих тот или иной процесс (например, инкассация, эквайринг и др.), который обычно сопровождается кассовой операцией внесения/изъятия/перевода средств:

Для удобства, типы операций разграничены по двум видам счетов в главной кассе:

Счета ГК – 

Счета ГК (по Z-отчетам) – 

В данном разделе выполняются следующие действия:

С помощью пиктограммы  осуществляется добавление новых операций:

Для новой операции необходимо указать Название, а также Тип, который нужно выбрать из трех возможных вариантов (приход/расход/перевод). 

С помощью пиктограммы  осуществляется открытие окна, в котором можно задать характеристики для типов счетов и операций;

С помощью пиктограммы  осуществляется отбор записей по определенным параметрам;

С помощью пиктограммы  осуществляется удаление типов счетов и операций для них.

Добавление нового типа счета

После нажатия пиктограммы  в строке добавления счета (выделена бежевым цветом) в правой части окна появятся поля:

В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа счета.

Тип операции - состоит из трёх секций, в первой и третьей вводится префикс и суффикс, в среднем поле может быть указан номер документа, начиная с которого программа будет их присваивать автоматически.

После заполнения параметров необходимо нажать кнопку "Сохранить".

Добавление нового типа операции

Для созданного типа счета создается новый тип операции с помощью пиктограммы  в строке добавления операции (выделена голубым цветом) в правой части окна появятся поля:

В поле "Название" вводится произвольное название создаваемого типа операции.

При включенном флаге "Архивная" нельзя будет создавать ПКО и РКО с добавляемым типом операции.

В поле "Тип операции" выбор алгоритма начисления на счет:

Приход - увеличение остатка на счете;

Расход - уменьшение остатка на счете;

Если установить тип операции "Приход" или "Расход", то будут доступны поля:

Перевод - перевод средств с одного счета на другой одной транзакцией. При добавлении данного типа операции в параметрах дополнительно появится поле "Перевод средств на счета типа". Здесь необходимо выбрать счет, на который будет осуществляться перевод:

Кнопки  , служат для изменения последовательности представления полей в экранной форме документа.

Исключение поля из шаблона производится снятием соответствующей отметки с флагового окна в секции "Дополнительные поля в документах".

Документ главной кассы может иметь 3 статуса («новый», «проведен», «удален»). Документ в статусе «новый» не оказывает влияния на баланс главной кассы, он может быть бесследно удален из системы. Документ в статусе «проведен» оказывает влияние на баланс. При наличии соответствующих прав документ в статусе «проведен» может быть переведен в статус «удален», в этом случае, документ не влияет на баланс, но он остается в системе в качестве «истории» с пометкой кто и когда его удалил. В отчетах и в выгрузке во внешние системы документы в статусе «удален» не участвуют.

ПКО и РКО имеют раздельную нумерацию. Для документов закрытого операционного дня нумерация всегда строго последовательная без пропусков, также как и для двух последовательных закрытых операционных дней. Номера удаленных документов не учитываются.

Журнал операций

Раздела предназначен для работы с кассовыми документами (создание, редактирование, удаление), которые формируются при внесении/изъятии денег в кассу:

Чтобы создать кассовый документ необходимо воспользоваться пиктограммой . Откроется окно:

Документы автоматически получают номера (нумерация приходных и расходных ордеров раздельная). Каждый документ автоматически относится к тому или иному операционному дню в момент его создания. Создаваемые в главной кассе документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания. Для документов входящих в состав операционного дня в статусе «открыт» или «корректируется» дата операционного дня, к которому относится документ, может быть установлена (изменена) вручную (поле "сменить на").

После заполнения всех необходимых атрибутов кассового документа необходимо нажать кнопку:

• "Сохранить" - в этом случае документ будет создан в статусе "новый" и в списке документов будет отражен на желтом фоне (чтобы перевести его в статус "проведен" необходимо кликнуть на него левой кнопкой мыши и в открывшемся окне нажать кнопку "Активировать");
• "Сохранить и активировать" - в этом случае документ будет создан в статусе "проведен":

Нештатные ситуации

1. Ошибка в документе. Если документ находится в отрытом или корректируемом операционном дне, то в документе можно изменить все его атрибуты за исключением суммы и операции. Если в документе была введена неверная сумма или была использована неправильная операция, то документ можно удалить (при наличии соответствующих прав) и ввести заново с правильными атрибутами. При этом удаленный документ остается в базе данных программы и в нем фиксируется кто и когда его удалил. В отчетах документ не учитывается.

2. Необходимость переноса документа в другой операционный день. Для этого первоначально переводят соответствующий операционный день в режим коррекции. Затем в операционном дне, куда будет перенесен документ, нужно выбрать запись, перед которой будет находиться переносимый документ и запомнить ее номер. Далее вернуться к документу, который надо перенести и указать для него запомненный номер. В результате переносимый документ получит новый номер и, в соответствие с этим номером, он будет отнесен к новому операционному дню, а все существовавшие ранее документы будут перенумерованы.

ПРО СЧЕТА - НЕ РАБ?

Далее необходимо перейти к счетам главной кассы. Для этого необходимо воспользоваться пиктограммой , расположенной справа от поля. Откроется окно параметров главной кассы:

Заполните следующие поля:

Магазин - в выпадающем списке выбирается магазин;

Средство оплаты - необходимое средство оплаты из существующих;

Номер счета - в данном поле отображаются значения выбранные в предыдущих полях, но предоставляется возможность скорректировать, если необходимо, наименование счета.

Для сохранения настроек нажмите пиктограмму . Добавленный счет отобразится в списке:

Примечание:

Добавленный счет можно закрыть воспользовавшись пиктограммой . При этом появится дополнительная секция управления:

Чтобы закрыть счет необходимо задать дату закрытия счета и подтвердить данный выбор, нажав пиктограмму .

Чтобы отказаться от закрытия счета необходимо воспользоваться пиктограммой 

Если счет закрыт, то слева от него появится отметка  с информацией о дате закрытия. При этом данный счет можно в любой момент открыть, воспользовавшись пиктограммой .

Левым кликом по наименованию счета ГК производится переход в окно формирования документов кассовых документов (см. раздел "Журнал операций").