Монитор касс
В разделе Монитор касс отображается информация о наличие связи с кассами, имена кассиров, которые на них зарегистрированы (выполнили вход на кассу), суммы в денежных ящиках касс. При необходимости из этого раздела можно отослать сообщение кассирам непосредственно на мониторы касс. Отсюда же можно закрыть смену на кассе (получить z-отчет), но только если с кассой есть связь и на ней не зарегистрирован кассир. Смена будет закрыта от имени кассира, который был последним зарегистрированным на кассе.
Функциональность доступна в разделе "Работа магазина/Операционный день" в группе "Монитор касс":
Кнопка "Отправить сообщение" позволяет отправлять уведомления на кассы находящиеся в режиме On-line. Для этого необходимо выбрать кассу которой будет послано сообщение (включить флаг в строке данных), нажать кнопку "Отправить сообщение". В открывшемся окне ввести сообщение, которое будет передано кассиру и нажать кнопку "Отправить".
Кнопка "Закрыть смену" позволяет закрыть смену, если на кассе не зарегистрирован кассир. В результате чего в разделе "Список закрытых смен" автоматически сформируется запись о данной закрытой смене.
При нажатии на кнопку "Список смен" будет выполнен переход разделу "Список закрытых смен".
Список закрытых смен
В разделе можно просмотреть информацию о закрытых сменах. При закрытии смены на кассе запись о ней появляется в данном разделе. Именно в этот момент смена автоматически относится к тому или иному операционному дню.
Интерфейс списка смен имеет вид:
Чтобы увидеть данные о смене необходимо выбрать ее в списке и кликнуть левой кнопкой мыши. Откроется окно:
Запись о смене содержит в себе информацию о выручке (по видам оплаты), количестве чеков на продажу, чеков на возврат. Причем запись содержит 2 набора данных – первый формируется на основе информации, хранящейся в базе данных УКМ 4 и второй формируется на основе данных из памяти фискального регистратора.
Задачей старшего кассира является ввод вручную значения накопительного счетчика фискального регистратора на начало смены непосредственно с бумажного z-отчета (поле "НАРАСТАЮЩИЙ ИТОГ"). Именно это значение будет использоваться в дальнейшем в отчетах.
После ввода значения накопительного счетчика старший кассир должен проверить соответствие значений за смену по данным фискального регистратора и по данным УКМ 4 и, если они совпадают, то он помечает смену меткой «Проверена» (нажать соответствующую кнопку), при этом автоматически распечатываются печатные формы «Справка - отчет кассира - операциониста» (КМ-6) и «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (КМ-3).
При установке признака «Проверено» УКМ 4 выполняет следующие проверки:
- суммы выручки по средствам оплаты по данным кассовой программы и по данным ФР должны совпадать;
- количество чеков по данным кассовой программы и по данным ФР должны совпадать.
Примечание:
Для смены в статусе «открыта/корректируется» признак «проверено» может быть снят
Если одно из этих условий не выполняется, то на экран выводится соответствующее предупреждение. Строки с отличающимися значениями в полях по данным кассовой программы и по данным фискального регистратора выделяются цветом. Если старший кассир все-таки решает продолжить операцию, то отметка «Проверено» устанавливается, но при этом смена автоматически помечается как «проблемная». Данная отметка не влияет на дальнейшую обработку информации по смене, но является сигналом для технической службы о необходимости уделить внимание данной смене в дальнейшем. Снять отметку «Проблемная смена» можно только при наличии соответствующих прав (закладка "Операционный день" параметр "Снятие отметки с проблемной смены"). Решение о снятии отметки принимают сотрудники технической службы в зависимости от проведенных ими мероприятий по выяснению/устранению причин расхождений:
На этом, работа старшего кассира с одной сменой заканчивается.
Возникновение нештатных ситуаций
В кассовой программе УКМ 4 могут возникнут следующие нештатные ситуации:
1. Несоответствие информации о смене по данным УКМ 4 и по данным фискального регистратора.
Во-первых, старший кассир должен связаться с технической службой и сообщить о проблеме. Необходимо вменить в обязанность старшему кассиру вносить дополнительную информацию в качестве комментария для данной смены, которая может помочь в дальнейшем в решении проблемы (сбои в работе кассы, выключение электричества и т.д.). Технические службы имеют средства для внесения изменений в базу данных УКМ 4 с целью приведения в соответствие данных базы УКМ 4 и данных ФР.
Во-вторых, такие смены автоматически помечаются как «проблемные». Данная отметка никак не влияет на дальнейшую работу старшего кассира с данной сменой, но позволит техническим службам в дальнейшем выделить подобные смены. Снять со смены отметку «проблемная» можно только при наличие соответствующих прав.
2. Что делать, если в списке смен есть запись, которая была закрыта на кассе в другой день (т.е. операционный день, соответствующий дате закрытия смены на кассе, и операционный день, назначенный в списке смен, не совпадают)? Данная ситуация возможна, если в предыдущие дни касса была неисправна (или с ней отсутствовала связь) и информация о закрытие смены «пришла» на кассовый сервер только сегодня.
Во-первых, чтобы привлечь внимание к таким сменам они выделяются в списке.
Во-вторых, такие смены можно «перенести» в другой операционный день, но для этого надо иметь соответствующее право и необходимо, чтобы операционный день, в который надо перенести смену, находился в статусе «коррекция» (подробнее об этом в разделе "Операционные дни").
Операционные дни
В данном разделе описывается настройка операционного дня.
Операционный день – отчетный период магазина, который заканчивает подготовкой фискальной отчетности о работе ККМ, подготовкой информации для учетных систем.
Операционный день характеризуется учетной датой (не может быть нескольких операционных дней с одной учетной датой). Каждый документ «смена ККМ» и документ в главной кассе должны быть привязаны к какому-либо операционному дню, которая осуществляется путем указания в нем учетной даты соответствующего операционного дня.
Время окончания операционного дня для каждого магазина указывается в его параметрах. Документы получают дату текущего операционного дня в момент их создания, но она в документах может быть изменена вручную.
Задачей старшего кассира магазина является подготовка отчетности о работе ККМ за текущий операционный день (КМ7, КМ6 и КМ3) и об операциях с наличными денежными средствами (журнал ведения главной кассы, вкладной лист кассовой книги, отчет ДДС).
После получение необходимых отчетов операционный день помечается как закрытый. Внести изменения в закрытый операционный день можно только при наличии соответствующих прав.
Для закрытия операционного дня старший кассир должен выполнить следующие шаги:
- проверить список документов «смены ККМ», которые были автоматически привязаны к закрываемому операционному дню. Если какие-то смены были привязаны неправильно, то изменить привязку.
- проверить каждый документ о смене на ККМ (суммы выручки, чеки на возврат). Для проверенных записей установить признак «проверена» (при этом автоматически распечатаются формы КМ6 и КМ3 для данной смены).
- в главной кассе при необходимости создать (и напечатать) недостающие документы или удалить ошибочно созданные для данного операционного дня.
- закрыть операционный день. Операционный день будет закрыт, если все смены ККМ привязанные к операционному дню имеют признак «проверена», и если баланс главной кассы на конец операционного дня неотрицателен. При этом автоматически печатаются КМ7, «журнал операций», «лист кассовой книги» и отчет ДДС.
Операционный день не может быть закрыт, если не закрыт предыдущий операционный день.
Внесение изменений в закрытый операционный день (возможно только при наличии у пользователя соответствующих прав):
- найти в архиве операционных дней соответствующую запись и перевести ее в статус «коррекция». Автоматически в статус «коррекция» будут переведены все последующие операционные дни.
- изменить список смен ККМ и/или добавить/удалить документы в главной кассе. Перенос документа «смена ККМ» из одного операционного дня в другой требует, чтобы соответствующие операционные дни были в статусе «открыт» или «коррекция».
- закрыть операционный день.
- если было открыто для коррекции несколько операционных дней, то пользователь должен последовательно закрыть каждый из них.
Удаление операционного дня (возможно только при наличии у пользователя соответствующих прав):
- запись об операционном дне может быть удалена, если он имеет статус «открыт» или «коррекция» и к нему не привязано ни одного документа главной кассы и ни одного документа «смена ККМ».
Работа с операционными днями
В разделе представлен список операционных дней, которые есть на данный момент. Здесь же есть возможность создавать новые операционные дни, редактировать их, а также можно по ссылкам переходить к кассовым документам:
Для просмотра смен по выбранному операционному дню необходимо воспользоваться пиктограммой 
.
Для просмотра кассовых документов по выбранному операционному дню необходимо воспользоваться пиктограммой 
.
Документ в статусе "Новый" можно удалить с помощью пиктограммы 
.
Создание операционного дня
Запись о новом операционном дне появляется тогда, когда первый раз в списке текущих смен дается команда закрытия смены или в главной кассе даётся команда «закрыть день». В этот момент создается запись о новом операционном дне, также в УКМ 4 существует возможность ручного создания операционного дня.
Создание операционного дня осуществляется в разделе "Работа магазина/Операционный день/Операционные дни" по пиктограмме 
. Откроется окно:
В поле "Дата операционного дня" устанавливается необходимое значение, после этого нажимается кнопка "Создать". Созданный операционный день появится в списке операционных дней в статусе "Новый":
Закрытие операционного дня
Закрытие операционного дня представляется собой «подпись», которой старший кассир удостоверяет, что он подготовил (проверил) отчетность для ККМ, получил наличную выручку от линейных кассиров и сдал ее инкассаторам.
Операция закрытия операционного дня происходит в списке операционных дней. При ее выполнении система проверяет:
- закрыты ли смены на всех кассах;
- все ли смены, относящиеся к данному операционному дню, имеют отметку «проверена» (а это означает в том числе, что для них распечатаны формы КМ3 и КМ6);
- не отрицательный ли остаток в главной кассе.
Если все эти условия выполнены, то операционный день помечается как «закрытый» и для него автоматически распечатываются КМ-7, Вкладной лист кассовой книги и отчет о движении денежных средств (и/или другие отчетные формы, в соответствие с настройками).
Если в данном операционном дне есть необработанные/незавершенные задания на прием и/или возврат товара, то УКМ 4 выдаст соответствующее предупреждение:
Пользователь может отказаться от закрытия операционного дня, нажав кнопку "Нет" и перейти к обработке заданий. В случае необходимости закрыть операционный день с текущими заданиями нужно подтвердить свои действия, нажав кнопку "Да".
Чтобы закрыть операционный день необходимо кликнуть левой кнопкой мыши на его статус и в открывшемся окне подтвердить свои действия.
Коррекция операционного дня
Для внесения изменений в закрытый операционный день пользователь должен перевести его в статус «коррекция», для этого пользователь должен иметь соответствующие права ("Администрирование/Сервер/Должности" закладка "Операционный день" параметр "Коррекция закрытого дня").
Пользователь может вносить такие же изменения в корректируемый операционный день, как и при его создании, т.е. для документов «смена ККМ» изменять сумму накопительного счетчика, «привязывать» к корректируемому операционному дню документы «смена ККМ», «отвязывать» смены ККМ от операционного дня, добавлять/удалять документы в главной кассе.
Коррекция завершается операцией «закрыть операционный день».
Так как характер изменений сделанных в операционном дне может быть разным, то по операции «закрыть день» для операционных дней в режиме «коррекция» никаких автоматических действий не производится. Распечатка документов производится вручную (т.е. по команде пользователя), аналогично, вручную производится выгрузка информации в учетные системы.
Нештатные ситуации
1. Несколько дней кассовый сервер был недоступен для старших кассиров или они несколько дней не обрабатывали информацию по сменам и в главной кассе. В этом случае записи об операционных днях будут созданы автоматически (но все они будут в статусе «новый»), к ним будут привязаны записи о сменах и об операциях внесения/изъятия на кассах. Соответственно, старшему кассиру необходимо будет последовательно для каждого дня выполнить проверку смен, ПКО/РКО и закрыть операционные дни.
2. Кассовый сервер был выключен несколько дней.
При включении кассового сервера он автоматически получит все ранее не полученные записи о закрытых сменах и ПКО/РКО в главной кассе, но все они будет «привязаны» к текущему операционному дню. Необходимо вручную создать записи о пропущенных операционных днях и перенести в них соответствующие смены и документы, ориентируясь при этом на номера смен и касс.