Описание
Подарочные сертификаты (ПС) представляют собой аналог ценных бумаг или авансовых платежей. Покупатель приобретает ПС за деньги, передаёт его другому лицу, которое использует его для оплаты покупок. В целом, подарочные сертификаты являются, скорее, средством сбора оборотных средств, нежели маркетинговым инструментом. Тем не менее, трудно представить себе современного ритейлера, не использующего подарочные сертификаты.
В ритейл-сети могут использоваться как сертификаты, напечатанные на бумажном носителе, так и электронные сертификаты. В соответствии с этими двумя формами документа, в web-интерфейсе LOYA предусмотрено два типа сущностей:
Печатные сертификаты – предназначены для поддержки процесса продажи и приема в качестве средства оплаты сертификатов, напечатанных на бумаге. Бумажные сертификаты изготавливаются в типографии, затем продаются в магазинах через кассу и потом принимаются в качестве средства оплаты.
Выпуск печатных сертификатов происходит тиражами. Тираж – это заданный диапазон номеров подарочных сертификатов, имеющих одинаковые параметры. В web-интерфейсе LOYA тираж может находится в одном из следующих статусов:
- Черновик – автоматически присваивается созданному тиражу по факту первого сохранения его настроек.
- В подготовке – предполагает, что номера сертификатов, указанные в тираже, зарезервированы и в типографию отдан заказ на печать бумажный сертификатов. На данном этапе есть возможность выгрузить в файл перечень номеров сертификатов (в том числе, в зашифрованном виде) для передачи в типографию.
- Активен – означает, что напечатанные бумажные сертификаты могут продаваться и приниматься на кассах.
- В архиве – означает, что напечатанные бумажные сертификаты не могут быть проданы, но они принимаются на кассах для оплаты (при условии, что период их действия еще не закончился).
Каждый печатный сертификат непосредственно создается и начинает отображаться в разделе Сертификаты не в момент создания тиража, а только после продажи его напечатанной бумажной версии на кассе или при генерации партии сертификатов в рамках определенного тиража, осуществляемой на web-интерфейсе LOYA. Тираж же существует для того, чтобы, ориентируясь на информацию, полученную с кассы, определить, по какому правилу был создан проданный сертификат и, соответственно, какие он имеет параметры.
Параметры тиража печатных сертификатов можно менять (за исключением диапазона номеров), при этом новые значения параметров будут применяться только для вновь создаваемых сертификатов. У ранее созданных сертификатов значения параметров не изменятся.
Электронные сертификаты – данная опция предполагает создание подарочных сертификатов по API-запросу из внешней системы с целью их дальнейшей продажи, например, через интернет-магазин. Проданные электронные сертификаты могут быть приняты на кассах для оплаты покупок по тем же правилам, что и бумажные версии печатных сертификатов.
В целях безопасности, электронные сертификаты выпускаются с номерами, присваиваемыми в случайном порядке – но в рамках диапазона номеров, указанных в настройках тиража.
Для работы с электронными сертификатами необходимо создать один или несколько новых тиражей с соответствующими настройками. Параметры каждого тиража подробно описаны ниже и указываются вручную в web-интерфейсе LOYA. API-запрос на создание электронных сертификатов отправляется из внешней системы и содержит ID тиража, созданного в LOYA. Параметры каждого сертификата, содержащиеся в этом API-запросе, всегда превалируют над настройками тиража, выполненными в LOYA. Таким образом, внешняя система может изменить через API любые параметры сертификатов. Однако, если в API-запросе какой-либо параметр отсутствует, то его значение заимствуется из настроек тиража с соответствующим ID в LOYA, если оно там указано.
Электронные сертификаты, так же как и печатные, начинают отображаться в разделе Сертификаты не в момент создания тиража. Они появляются в статусе Создан в разделе Сертификаты web-интерфейса LOYA по факту отправки ответа на API-запрос. LOYA может выполнить API-запрос на создание электронных сертификатов только для тиража в статусе Активный. Статус сертификата Создан предназначен для резервирования номера электронного сертификата до его продажи. После того как сертификат будет продан, внешняя система должна изменить (через API-запрос) его статус на Выпущен, чтобы он мог быть принят для оплаты покупок. По API-запросу из внешней системы можно менять статус сертификата, но нельзя его удалить. Поскольку электронные сертификаты не подлежат печати на бумажном носителе, но кнопка Сгенерировать тираж для них недоступна.
Работе с подарочными сертификатами в LOYA посвящен отдельный модуль:
Тиражи
Создание тиража
На главной странице раздела Подарочные сертификаты отображается список тиражей подарочных сертификатов, созданных в системе. Интересующий тираж можно найти по его полному или частичному названию. К списку также применим фильтр по статусу тиража:
Создание нового тиража доступно по кнопке +Добавить тираж:
На странице создания нового тиража необходимо заполнить следующие поля:
Наименование тиража – название создаваемого тиража сертификатов.
Описание – краткая аннотация к содержанию тиража.
Тип тиража – способ создания тиража сертификатов:
Электронные сертификаты – данная опция предполагает создание подарочных сертификатов по API-запросу из внешней системы с целью их дальнейшей продажи, например, через интернет-магазин. Проданные электронные сертификаты могут быть приняты на кассах для оплаты покупок по тем же правилам, что и бумажные версии печатных сертификатов. Пояснения к особенностям функционирования электронных сертификатов можно найти здесь.
Печатные сертификаты – предназначены для поддержки процесса продажи и приема в качестве средства оплаты сертификатов, напечатанных на бумаге. Бумажные сертификаты изготавливаются в типографии, затем продаются в магазинах через кассу и потом принимаются в качестве средства оплаты. Подробнее об особенностях печатных сертификатов можно узнать здесь.
По умолчанию, в настройке Тип тиража выбрано значение Печатные сертификаты.
НОМЕР ТИРАЖА
В разделе Номер тиража указываются следующие параметры:
Стартовый № сертификата – из выпадающего списка выбирается одно из возможных значений префикса, с которого будут начинаться все номера сертификатов в рамках создаваемого тиража. Далее указывается 8-значная последовательность цифр, которая составит основу номера сертификата. Если ввести менее 8 цифр, система заполнит оставшиеся значения нулями:
Шифровать номер сертификата – если параметр активирован, номера сертификатов на носителе (бумажном или магнитном) будут отображаться в зашифрованном виде – во избежание риска легкой подделки документа с предсказуемым порядковым номером. Значение параметра можно изменять при редактировании уже созданного тиража – вплоть до момента, пока он впервые будет отправлен В подготовку.
Количество сертификатов в тираже – значение параметра определяет диапазон номеров создаваемых сертификатов и, по умолчанию, не может быть менее 1000 штук:
Как только в поле Количество сертификатов в тираже оказывается валидное значение, система автоматически производит проверку планируемого диапазона тиража с диапазонами всех уже созданных в системе тиражей, после чего выводит отдельной строкой на экран сообщение о доступности тиража в указанном диапазоне для создания:
В случае пересечения диапазонов тиражей, система предупреждает об этом пользователя. Кликнув по названию тиража, с которым пересекается создаваемый, можно просмотреть его настройки:
Номера печатных сертификатов присваиваются им последовательно, в порядке очереди, начиная с первого номера в рамках указанного в настройках диапазона. По соображениям безопасности, номера электронных сертификатов присваиваются им в случайном порядке – но в рамках диапазона номеров, указанных в настройках тиража.
НАСТРОЙКИ СЕРТИФИКАТА
В данном разделе настраиваются сроки и количество раз использования сертификата:
По умолчанию, все сертификаты создаются многоразовыми. При необходимости сделать так, чтобы сертификатом можно было воспользоваться всего однажды, необходимо в поле Тип сертификата выбрать из выпадающего списка значение Одноразовый. При такой настройке, даже если покупатель использует сертификат частично при первом использовании, то остаток средств на балансе сертификата аннулируется и сам сертификат блокируется, им невозможно воспользоваться еще раз.
Начало действия сертификата – в данном поле указывается, через сколько дней подарочные сертификаты станут пригодны для использования.
В случае с электронными сертификатами, внешняя система через API-запрос сама может установить дату, с которой сертификат может быть принят в качестве средства оплаты, а также дату окончания его приема. Если она этого не сделает, то при присвоении сертификату статуса Выпущен будет использован следующий алгоритм:
- для сертификатов в статусе Выпущен дата начала и окончания действия сертификата определяются на основании текущей даты и значений, указанных в настройках Начало действия сертификата и Срок действия сертификата;
- если значения параметров Начало действия сертификата и Срок действия сертификата не указаны, то дата начала действия сертификата устанавливается как текущая дата + 1 день, а дата окончания действия сертификата не устанавливается.
Срок действия сертификата – ограничение по сроку (в днях), в течение которого можно воспользоваться сертификатом. Действие сертификата начинается на следующий день после его приобретения и оканчивается на следующий день после окончания срока действия. Например: если срок действия сертификата установлен в 90 дней, то отсчет 90 дней начнется с дня, следующего за днем продажи, а блокировка сертификата произойдет в ночь на 91 день.
Внешний код – специальный код операции, который можно использовать во внешней системе для категоризации типов применения подарочных сертификатов в торговой и бухгалтерской системах. Например, с помощью данного кода можно оформлять в бухгалтерии ПС, выданные сотрудникам, как материальную помощь, а ПС для юр. лиц проводить как погашение авансовых платежей и т.д. Поле имеет ограничение до 10 символов.
ТОРГОВЫЕ ОБЪЕКТЫ
В этом разделе можно выбрать те торговые объекты, в которых будут приниматься сертификаты данного тиража:
По умолчанию, сертификаты будут приниматься во магазинах. При нажатии на кнопку Выбраны все ТО, откроется список занесенных в базу данных торговых точек текущего партнера. Отобразить список точек другого партнера можно, выбрав его из списка:
С левой стороны экрана отображен список локаций выбранного партнера. Поиск по данному списку можно производить, пользуясь поисковой строкой. Если выбрана опция ВСЕ, то в правой части экрана отображается полный список торговых объектов для данного партнера. Если же выбрана определенная локация, то в правой части экрана отображаются только те торговые объекты, которые относятся к ней:
Внимание! Следует учесть, что отмечать в списке нужно именно торговые объекты, а не локации. При выборе определенной локации, автоматически отмечаются все относящиеся к ней торговые объекты. Чтобы исключить из числа отмеченных некоторые из них, необходимо снять отметку напротив каждого. В отдельной строке идет подсчет общего числа отмеченных торговых объектов по всем локациям. Отметив все необходимые торговые объекты, нужно нажать кнопку Выбрать:
Коды выбранных торговых объектов фиксируются в момент сохранения тиража и не меняются потом при изменении в LOYA. Изменить список торговых объектов можно для тиража в любом статусе.
ВРЕМЕННЫЕ ГРАНИЦЫ
Если возникает необходимость ограничить временной период, в течение которого можно продавать или принимать подарочные сертификаты на кассе, то нужно заполнить соответствующие параметры в разделе Временные границы:
При продаже/приеме сертификата, касса будет автоматически производить сверку текущей даты с временными границами, установленными для тиража, в рамках которого был выдан данный сертификат, и ответит ошибкой на попытку продать/принять сертификат в ненадлежащие даты.
Даты устанавливаются именно для тиража; в созданные подарочные сертификаты даты не копируются. Проверка валидности временного диапазона осуществляется только в момент попытки продажи или приема сертификата – путем обращения кассы к серверу LOYA.
Временные границы можно изменять для тиражей в любом статусе. Факт изменения дат продажи/приема сертификатов регистрируется в Истории изменений на страниц просмотра информации о созданном тираже:
НОМИНАЛ
В разделе Номинал расположены следующие настройки:
Тип номинала – параметр позволяет установить один из двух видов начисления номинала сертификата:
Фиксированный – при выборе данной опции, в поле Номинал ПС вводится (с клавиатуры или с помощью стрелок в конце строки) точное значение номинала одного сертификата в рамках создаваемого тиража.
Произвольный – при этой опции, в поле Максимальный номинал ПС вводится (с клавиатуры или с помощью стрелок в конце строки) точное значение максимально возможного номинала одного сертификата в рамках создаваемого тиража:
ТОВАРЫ
В разделе Товары происходит выбор товарной позиции, к артикулу которой "привязывается" сертификат. Это необходимо при продаже сертификата на кассе: добавление сертификата в чек производится через добавление в чек данного товара:
БЕЛЫЙ СПИСОК
Данный функционал полезен, когда есть необходимость принимать ПС для оплаты только определенных товаров. По умолчанию, оплата по ПС принимается для любых товаров. Окно для выбора товаров, которые можно оплачивать с помощью ПС, открывается по кнопке SKU не выбраны:
В открывшемся окне товары представлены по принадлежности к партнерам, работает поиск по полному или частичному названию, а также ручной ввод SKU. Выбрав все необходимые товары, нужно нажать кнопку Выбрать:
Выставив все настройки тиража, нужно нажать кнопку Сохранить:
Сразу после сохранения, откроется окно просмотра сведений о созданном тираже подарочных сертификатов:
Со страницы просмотра информации о созданном тираже можно выгрузить zip-архивом файл .csv список номеров сертификатов данного тиража. Для этого служит кнопка Скачать номера тиража:
Нешифрованные номера выгружаются полностью:
Зашифрованные номера выгружаются в соответствующем формате:
При наличии очень большого количества сертификатов, выгрузка происходит в несколько файлов, в каждый из которых выгружается по 100 000 записей. В последний файл выгружаются остатки.
Со страницы просмотра информации о созданном тираже можно также выполнить возврат на главную страницу раздела со списком всех созданных и доступных в системе тиражей (кнопка К списку), открыть настройки созданного тиража для редактирования (кнопка Редактировать) или же, убедившись в правильности настроек, отправить тираж в подготовку (кнопка В подготовку):
Примечание. Вносить изменения в параметры подарочных сертификатов можно прямо из внешней системы через API LOYA: они будут сразу отображаться в интерфейсе LOYA.
Статусы тиражей
Только что созданный тираж числится в общем списке тиражей на главной странице раздела в статусе Черновик:
После отправки тиража в подготовку, он переходит в статус В подготовке:
При этом, окно просмотра информации о тираже (доступное по нажатию на название тиража) меняется следующим образом:
В настройки тиража, находящегося в статусе В подготовке, все еще можно внести изменения (за исключением параметра Шифровать номер сертификата), воспользовавшись кнопкой Редактировать. Тиражу также можно вернуть статус Черновик, нажав кнопку К черновику. Все манипуляции с сохраненным тиражом отражаются в разделе История изменений в хронологическом порядке:
Внимание! При создании тиража, равно как и при его отправке в подготовку, в LOYA не происходит фактической поштучной регистрации в системе сертификатов с параметрами, указанными в настройках данного тиража. Каждый подарочный сертификат "попадает" в базу данных LOYA в тот момент, когда система получает информацию с кассы о факте его продажи, либо производится генерация сертификатов вручную (это касается только печатных сертификатов). Созданные данными способами сертификаты отображаются в разделе Подарочные сертификаты – Сертификаты. Тираж же существует для того, чтобы, ориентируясь на информацию, полученную с кассы, определить, по какому правилу был создан проданный сертификат и, соответственно, какие он имеет параметры.
Для печатных сертификатов, статус тиража В подготовке предполагает, что номера сертификатов, указанные в тираже, зарезервированы и в типографию отдан заказ на печать бумажный сертификатов. На данном этапе есть возможность выгрузить в файл перечень номеров сертификатов (в том числе, в зашифрованном виде) для передачи в типографию.
Чтобы сделать возможной регистрацию в LOYA информации о проданных на кассе сертификатах, принадлежащих определенному тиражу, необходимо активировать данный тираж в LOYA. Это касается как печатных, так и электронных сертификатов. В случае с электронными сертификатами, перевод тиража в статус Активный означает еще и то, что после этого LOYA сможет принять и выполнить API-запрос из внешней системы на создание сертификатов.
Активация доступна только для тиражей в статусе В подготовке и осуществляется по кнопке, указанной на скриншоте ниже:
Активный тираж отображается в общем списке тиражей на главной странице раздела в статусе Активный:
После активации, для тиража по-прежнему остается доступной опция редактирования (кнопка Редактировать) и опция возврата в статус В подготовке (кнопка В подготовку). Также появляется возможность архивировать данный тираж (кнопка В архив). Архивирование тиража (то есть приостановка его действия) производится нажатием кнопки В архив в окне просмотра информации о тираже:
Статус тиража В архиве означает, что сертификаты уже не могут быть проданы, но они принимаются на кассах для оплаты (при условии, что период их действия еще не закончился).
Описание архивного тиража можно отредактировать, после чего вновь активировать (как с внесенными изменениями в описание, так и без изменений):
После повторной активации архивного тиража, он снова появится в статусе Активный в общем списке на главной странице раздела. История архивации и повторной активации тиража будет отражена в разделе История изменений в окне просмотра информации о тираже:
Генерация сертификатов
Внимание! Поскольку электронные сертификаты не подлежат печати на бумажном носителе, но генерация для них недоступна.
Если печатные сертификаты планируется не продавать а кассе, а раздать бесплатно (что, например, возможно по случаю открытия нового магазина), то информацию о таких сертификатах можно зафиксировать в LOYA только путем генерирования записей об этих сертификатах в самой системе.
Генерировать сертификаты по правилу определенного тиража можно только после активации данного тиража. Сертификаты в тираже генерируются по кнопке +Сгенерировать сертификаты:
Откроется следующее окно:
Название активированного тиража в поле Активный тираж заполняется системой автоматически.
В разделе Сертификат необходимо указать следующие параметры:
Номер первого сертификата – нужно ввести номер сертификата, начиная с которого (включительно) пойдет отсчет количества сертификатов, которые будут розданы покупателям без продажи на кассе. Номер указывается в рамках диапазона активного тиража и не обязательно должен совпадать с номером начала диапазона тиража.
Количество сертификатов – указывается число сертификатов, которые планируется раздать без продажи. Во избежание случаев злоупотребления "бесплатными" сертификатами, по умолчанию, в системе стоит ограничение на единовременную генерацию 99 сертификатов в рамках тиража.
При указании параметров Номер первого сертификата и Количество сертификатов следует учитывать, что сгенерировать сертификаты в определенном диапазоне номеров в тираже можно лишь однажды; повторное использование определенного диапазона номеров в рамках одного тиража в целях генерации или продажи сертификатов невозможно.
Сумма сертификата – размер номинала каждого сертификата из числа тех, что будут сгенерированы. Данное значение применяется ко всему количеству сертификатов, указанному в поле Количество сертификатов. Если тираж создавался с произвольным номиналом, то на данном этапе можно будет изменить номинал выпускаемых сертификатов (ограничение по максимальной сумме номинала будет указано в строке под полем Сумма сертификата). Если тираж выпущен с фиксированным номиналом, то поле Сумма сертификата не будет доступно для редактирования.
Комментарий – пояснительная записка к партии сертификатов.
Заполнив поля, нужно нажать кнопку Создать:
Система запросит подтверждение выполнения операции:
После нажатия кнопки Создать произойдет переход в раздел Подарочные сертификаты – Сертификаты со списком всех сертификатов, информация о которых доступна в системе. Информация о сгенерированных сертификатах хранится здесь вместе с информацией о сертификатах, проданных на кассе. Найти нужный сертификат можно по его полному или частичному номеру, начиная с первых цифр.
После операции генерации сертификатов в тираже, опция возврата тиража в статус В подготовке становится недоступной.
Сертификаты
В разделе Подарочные сертификаты – Сертификаты отражен список всех сертификатов, которые были либо сгенерированы в рамках созданного тиража в LOYA (касается только печатных сертификатов), либо проданы на кассе:
В разделе доступна выборка сертификатов по статусу (Создан, Выпущен, Заблокирован, Полное использование) и поисковая строка, с помощью которой можно найти сертификат по его полному или частичному номеру, начиная с префикса (первых цифр). Кнопка +Создание сертификатов на странице служит для генерации партии печатных сертификатов и работает аналогично кнопке +Добавить тираж в разделе Подарочные сертификаты – Тиражи. В связи с отсутствием бумажного носителя, для электронных сертификатов генерация недоступна. Списки в столбцах Номер сертификата, Наименование тиража и Дата создания можно сортировать в прямом либо обратном порядке, с помощью стрелок "вверх/вниз", указанных на скриншоте ниже:
Подробная информация о конкретном сертификате доступна по ссылке на номер сертификата в столбце Номер сертификата:
На странице Просмотр сертификата доступна развернутая информация не только о нем, но и о связанных с ним проводках: продажа на кассе, полное/частичное использование (т.е. полная/частичная оплата чека сертификатом), создание сертификата или корректировка его баланса вручную. При продаже сертификата на кассе, а также при использовании его в качестве средства оплаты, в столбце Источник таблицы с проводками будет доступна ссылка на соответствующий кассовый чек:
Помимо этого, на странице Просмотр сертификата также присутствует ссылка на тираж, к которому принадлежит данный сертификат:
Эта же ссылка присутствует в общем списке сертификатов в разделе Подарочные сертификаты – Сертификаты:
По ссылке открывается страница с подробной информацией о тираже, а также хронологический перечень произведенных с тиражом манипуляций, который доступен в разделе История изменений:
При просмотре информации о сертификатах с шифрованными номерами, на странице Просмотр сертификата появляется поле Шифрованный номер, собственно, отражающее шифрованный код, напечатанный на бумажном или магнитном носителе данного сертификата (если он его имеет):
Даты временных ограничений продажи или приема сертификатов устанавливаются только для тиража; в созданные подарочные сертификаты даты не копируются и на странице Просмотр сертификата не отображаются. Проверка валидности временного диапазона для каждого сертификата осуществляется только в момент попытки его продажи или приема – путем обращения кассы к серверу LOYA.
На странице Просмотр сертификата можно воспользоваться кнопкой Ручная проводка, чтобы скорректировать баланс подарочного сертификата:
Откроется форма добавления проводки, по заполнении которой необходимо нажать кнопку Сохранить:
Обратный переход со страницы Просмотр сертификата на главную страницу раздела Подарочные сертификаты – Сертификаты с общим списком сертификатов осуществляется по кнопке К списку:
Если сертификат был создан со сроком действия, то в форме просмотра данных о сертификате будет отображена информация о моменте, когда сертификат будет аннулирован:
Работа с сертификатами на кассе
Подробнее о том, как происходит продажа и прием подарочных сертификатов LOYA на кассе УКМ 5, а также про удобные и полезные особенности работы с сертификатами на кассе можно узнать здесь.